Kinh doanh trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp đừng vì những lầm tưởng phổ biến về VoIP mà bỏ lỡ những lợi ích mà nó mang lại.

Sự ra đời của VoIP (giao thức thoại qua Internet) đã mang đến một phương thức liên lạc hoàn toàn mới cho các doanh nghiệp không chỉ bởi ưu điểm về chi phí mà còn là những lợi thế trong quá trình sử dụng và lắp đặt. Mặc dù vậy, một số doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng công nghệ mới này.

Điều này là do những lầm tưởng về VoIP vẫn tồn tại từ trước tới nay. Hãy xem những lầm tưởng này là gì và khám phá sự thật đằng sau nó ngay dưới đây!

Sai lầm 1: Chất lượng âm thanh không tốt

Nếu bạn đã bắt đầu sử dụng VoIP vào những năm 90, có lẽ bạn sẽ gặp phải tình trạng này. Đó là âm thanh được truyền đến chậm hơn hoặc bạn không hề nghe thấy âm thanh trong khi đối phương vẫn đang nói chuyện. Nếu những trải nghiệm đó khiến bạn không hài lòng, thì bây giờ, đã đến lúc bạn nên xem xét kỹ hơn về VoIP.

Hiện nay, các nhà cung cấp đã tìm ra những lý do khiến chất lượng âm thanh kém và tìm ra biện pháp để khắc phục chúng. Phần lớn các nhà cung cấp uy tín sẽ đưa ra các bản dùng thử miễn phí cho người dùng. Qua đó, bạn có thể tự mình xác nhận về chất lượng âm thanh khi sử dụng VoIP.

Sai lầm 2: Quá phức tạp với người sử dụng

Không phải ngẫu nhiên mà lầm tưởng về VoIP này vẫn còn tồn tại. Khi mới sử dụng tổng đài VoIP, người dùng sẽ phải bỡ ngỡ bởi vô số các từ viết tắt. Chính điều này khiến nhiều người nghĩ rằng chỉ những chuyên gia hoặc người có kiến thức chuyên ngành về kỹ thuật mới có thể sử dụng VoIP.  Suy nghĩ này là hoàn toàn sai lầm.

Khi sử dụng VoIP, doanh nghiệp chỉ cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về SIP (giao thức khởi tạo phiên) và hệ thống điện thoại của doanh nghiệp cần tương thích với SIP để là đủ. Thứ hai, doanh nghiệp phải kiểm tra kết nối internet có nhanh và đủ băng thông cho VoIP không. Những vấn đề còn lại, phía nhà cung cấp sẽ đáp ứng cho bạn. Thật dễ dàng để bắt đầu với VoIP phải không nào?

Sai lầm 3: Không bảo mật

Một quan niệm sai lầm khác về VoIP là độ bảo mật kém do nó hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet. Những thông tin về hacker hay trộm thông tin qua Internet gần đây càng khiến nhiều người lo ngại.

Sự thật là VoIP giống như bất kỳ ứng dụng Internet nào khác. Độ bảo mật cao hay thấp là tùy vào người dùng. Khi lắp đặt VoIP, phía nhà cung cấp sẽ triển khai đến doanh nghiệp những công cụ bảo mật khác nhau để đảm bảo các cuộc gọi của bạn được an toàn và riêng tư. Miễn là bạn sử dụng các công nghệ bảo mật hiện đại như tường lửa, mã hóa, xác thực phù hợp,… độ bảo mật của VoIP có thể còn an toàn hơn so với điện thoại cố định.

Sai lầm 4: Không có nhiều tính năng

Một lầm tưởng về VoIP khác là không có nhiều tính năng. Mặc dù khi mới ra đời, VoIP không hỗ trợ gửi fax, tích hợp với các hệ thống khác, gọi khẩn cấp và nhiều tính năng quan trọng khác, thế nhưng, những điều đó đều đã được khắc phục.

Hệ thống VoIP hiện đã hỗ trợ fax kỹ thuật số nhằm gửi thông tin dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều so với quy trình truyền thống. Bên cạnh đó, VoIP cũng sử dụng hình thức quay số khẩn cấp E911. Ngoài ra, VoIP còn có rất nhiều tính năng mới cần thiết cho doanh nghiệp như tích hợp với hệ thống quản trị khách hàng (CRM) giúp quản lý dữ liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Sai lầm 5: Không cần thiết cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp không sử dụng VoIP đơn giản vì họ nghĩ rằng nó không cần thiết. Một số người nghĩ rằng VoIP không phù hợp cho các mô hình doanh nghiệp nhỏ. Một số khác lại cảm thấy mình không đủ khả năng để xây dựng một hệ thống thông tin hoàn toàn mới. Thậm chí có người còn nói rằng họ không cần VoIP vì hệ thống hiện tại của họ vẫn đang hoạt động rất tốt.Đó là một lầm tưởng về VoIP.

Quá trình lắp đặt VoIP tương đối đơn giản và không tốn quá nhiều chi phí của doanh nghiệp. Đặc biệt, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí hàng tháng cho cước điện thoại. Ngoài ra, giao thức này cũng phù hợp cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào dù quy mô nhỏ hay lớn vì tính linh hoạt của nó.

Nói tóm lại, trong quá trình công nghệ phát triển như ngày nay, VoIP sẽ là lựa chọn duy nhất của bạn vì điện thoại cố định truyền thống có thể sẽ không còn tồn tại lâu. Vì thế, bạn đừng để những lầm tưởng về VoIP ngăn cản quá trình hòa nhập với xu thế hiện tại. Thay vào đó, hãy trang bị những kiến thức rõ ràng về giao thức thoại hiện đại này.