Công nghệ điện thoại VoIP đã là một thuật ngữ khá quen thuộc hiện nay. Với sự hỗ trợ của VoIP, việc thực hiện các cuộc gọi sẽ trở nên tối ưu hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống. Điều này sẽ tạo nên nhiều sự thay đổi lớn trong cách vận hành của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty kinh doanh dịch vụ khách sạn. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng tìm hiểu những lợi thế của tổng đài VoIP trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn qua bài viết dưới đây.

Giảm thiểu chi phí điện thoại

Tổng đài VoIP là tổng đài sử dụng công nghệ mới, hoạt động hoàn toàn thông qua internet, với nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và hiện đại hơn nhiều so với tổng đài truyền thống.

Một ưu điểm nổi bật khi sử dụng tổng đài VoIP là điện thoại có thể được kết nối hoàn toàn thông qua internet mà không cần phải kéo dây như trước đây. Điều nay có thể tiết kiệm một khoản chi phí không nhỏ cho khách sạn.

Bên cạnh đó, VoIP được xem như “sợi dây liên kết hệ thống nội bộ” của các doanh nghiệp nhiều chi nhánh. Và các cuộc gọi nội bộ đều sẽ được thực hiện miễn phí. Với lĩnh vực mang tính chất đặc thù như kinh doanh khách sạn, việc trao đổi thông tin nội bộ được diễn ra thường xuyên, nên phương pháp này có thể giảm thiểu một nguồn chi phí điện thoại rất lớn.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

Tối ưu hóa chất lượng cuộc gọi

Là hệ thống tổng đài kỹ thuật số, nên dịch vụ VoIP thường xuyên được duy trì và cập nhật. Trong đó, chất lượng âm thanh cuộc gọi của hệ thống VoIP được đánh giá rất cao và giúp việc liên lạc giữa các bộ phận của doanh nghiệp, giữa khách lưu trú và khách sạn trở nên tối ưu hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống PBX.

Trong tường hợp VoIP xảy ra sự cố, người dùng không cần phải bỏ ra bất kỳ chi phí nào cho việc nâng cấp hay sữa chữa, mà các nhà cung cấp sẽ thực hiện điều đó. Và vấn đề này rất hiếm khi xảy ra.

Nâng cao chất lượng dịch vụ lễ tân

Tại khách sạn, các cuộc gọi đến và đi từ quầy lễ tân diễn ra thường xuyên. Từ việc đặt phòng đến đơn đặt hàng của nhà cung cấp hay yêu cầu của khách lưu trú… Vì vậy mà các nhân viên lễ tân hầu như phải giải quyết các cuộc gọi liên tục và điều này dẫn đến tình trạng “quá tải” đường dây liên lạc.

Trước tình hình đó, hệ thống điện thoại VoIP là một sự lựa chọn hợp lý cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ lễ tân, với các tính năng nổi bật như hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) hay cung cấp phản hồi tự động để quản lý các cuộc gọi đến tốt hơn. Điều này có thể giúp các khách sạn thể xây dựng hệ thống tương tác, cho phép người gọi dễ dàng tiếp cận đúng bộ phận, giải quyết đúng nhu cầu mà không cần nói chuyện với nhân viên.

Bên cạnh đó

Các khách sạn cũng có thể dễ dàng định tuyến thông qua nhũng cuộc gọi ngoài giờ đến các dịch vụ trả lời ngoài trang web, đảm bảo các cuộc gọi từ khách hàng luôn được bắt máy bất kỳ lúc nào.

Với những chức năng tiện ích này, các khách sạn không chỉ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, mà còn có thể cải thiện dịch vụ của mình nhưng không làm tăng gánh nặng và lượng công việc cho nhân viên.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Đối thủ cạnh tranh là điều hiển nhiên, vì vậy, để giữ vững vị thế của mình trên thị trường, điều quan trọng nhất đối với các khách sạn chính là để khách hàng nhận thấy những gì mà bạn mang đến cho họ. VoIP, với chức năng kết nối trực tiếp với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cho phép khách sạn ghi lại thông tin về từng khách, bao gồm tên, nhu cầu cụ thể hay lịch sử giao dịch… một cách dễ dàng, sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho việc nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Theo đó, khi có cuộc gọi đến, CRM sẽ hiển thị tất cả thông tin này trên màn hình máy tính, cho phép nhân viên giao tiếp khách hàng một cách tốt nhất. Với dịch vụ này, khách sạn có thể cung cấp cho khách những trải nghiệm tốt nhất có thể.

Mở rộng mạng lưới giao tiếp

Với hệ thống liên lạc truyền thống, thông thường các cuộc gọi từ tổng đài điện thoại nội bộ khách sạn đều bị giới hạn trong phạm vi nội bộ. Vì vậy, khi thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài, chi phí sẽ rất cao. Trong khi đó, khi sử dụng VoIP, nhờ tính năng kết nối hoàn toàn thông qua line Internet, các khách sạn có thể mở rộng hệ thống liên lạc ra bên ngoài với mức giá hợp lý, mà bất cứ ai cũng có thể chi trả.

Hệ thống VoIP, với các cuộc gọi băng thông rộng chi phí thấp, khách hàng có thể thực hiện các cuộc gọi đường dài mà không phải chịu chi phí quá cao. Nếu khách đang làm việc từ phòng của họ, hệ thống tổng đài ảo cho phép các tùy chọn như hội nghị video, thư thoại, fax ảo và quay số nhanh tùy chỉnh… nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.

Tổng kết

Từ những lợi ích mà VoIP mang đến ở trên, có thể khẳng định rằng, đây chính là sự lựa chọn cần thiết đối với bất kỳ khách sạn nào. Để tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực và mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, các nhà kinh doanh khách sạn nên bắt kịp xu hướng mới này để giữ vững vị thế của mình trên thị trường.