Việc ứng dụng tổng đài ảo vào doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và tăng cường hiệu quả công việc. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những lý do mà dịch vụ tổng đài ảo cần ứng dụng trong doanh nghiệp của bạn qua bài viết dưới đây.

6 lý do nên ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo vào doanh nghiệp

1- Tiết kiệm chi phí

Do tổng đài ảo là công cụ được sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây nên chỉ yêu cầu kết nối internet cũng như phần mềm là có thể hoạt động. Vì vậy, chi phí sử dụng dịch vụ này tiết kiệm hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống, cụ thể:

Tiết kiệm chi phí phần cứng: Do tổng đài ảo không yêu cầu về phần cứng nên tiết kiệm chi phí rất nhiều vào việc đầu tư thiết bị này cũng như chi phí bảo trì.

Thanh toán theo dịch vụ: Doanh nghiệp chỉ cần trả tiền theo đợt hoặc tùy theo nhu cầu sử dụng chiến dịch truyền thông của mình. Vì thế mà tiết kiệm chi phí đáng kể cũng như có thêm khoản kinh phí dự phòng.

Không cần sử dụng dịch vụ bảo trì: Cũng bởi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo không yêu cầu các phần cứng nên việc phải chi trả cho kinh phí bảo trì đắt đỏ như tổng đài truyền thống sẽ không xảy ra.

2 – Dễ dàng tích hợp phần mềm với nhiều ứng dụng, dịch vụ khác nhau

Do tính linh hoạt nên tổng đài ảo có thể dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tăng cường trải nghiệm khách hàng cũng như nâng cao hiệu suất tổng thể.

3 – Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng

Nhờ vào khả năng tự động hóa cùng tính linh hoạt cao, tổng đài ảo không chỉ giúp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng hiệu quả bằng cách tiếp nhận cuộc gọi một cách nhanh chóng, mà còn giúp phân loại cũng như chuyển hướng cuộc gọi một cách thông minh, đến đúng bộ phận, dựa trên các kịch bản đã được lập trình sẵn. 

Điều này vừa giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng vừa giúp khách hàng tiếp cận đúng bộ phận và nhân viên có chuyên môn phù hợp, thay vì phải chuyển nhiều lần qua các phòng ban khác nhau. 

Bên cạnh đó, với thời gian hoạt động 24/7, tổng đài ảo cũng sẽ luôn đảm bảo khách hàng nhận được sự hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi, từ đó nâng cao trải nghiệm và tăng sự hài lòng từ phía khách hàng.

Đặc biệt, với khả năng ghi nhận cũng như phân tích dữ liệu cuộc gọi, tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp dự báo được nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ hiệu quả hơn.

4 – Mở rộng doanh nghiệp

Đây là việc mà hầu hết doanh nghiệp nào mong muốn phát triển lâu dài và ngày càng lớn mạnh đều hướng tới. Với tính năng linh hoạt, tổng đài ảo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng mở rộng chi nhánh khắp mọi miền đất nước trong quá trình phát triển doanh nghiệp mà không phải đầu tư thêm bất kỳ chi phí nào như cơ sở hạ tầng hay phần cứng giống như tổng đài truyền thống. 

Lúc này việc thêm nhân viên cũng vô cùng đơn giản và nhanh chóng, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng nâng cấp gói hoặc thay đổi số lượng người dùng dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Từ sự linh hoạt này, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí bằng cách tăng số lượng người dùng trong thời gian cao điểm hay giảm bớt khi cần thiết hoặc chạy các chiến dịch Telesale vào thời điểm bạn mong muốn.

Vì vậy, có thể thấy, so với tổng đài truyền thống thì việc mở rộng triển khai tổng đài ảo sẽ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu đáng kể. 

5 – Khả năng thu thập thông tin khách hàng

Việc thu thập thông tin khách hàng trong mỗi chiến dịch của công ty là điều vô cùng quan trọng và cần thiết, nếu sử dụng tổng đài truyền thống sẽ khó mà tiếp cận được lượng khách hàng lớn, trong khi đó, tổng đài ảo lại có khả năng thu thập thông tin một cách tự động và hiệu quả tiếp cận có thể lên đến 2000 khách hàng chỉ trong một giờ. 

Những thông tin quan trọng từ tên, số điện thoại, email cho đến nhu cầu sở thích đều được hệ thống ghi lại, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt xu hướng người tiêu dùng để có những chiến dịch tối ưu hiệu quả.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng nghe lại cuộc gọi để biết rõ hơn những thông tin về khách hàng. Điều này cho thấy hiệu quả làm việc từ tổng đài ảo không chỉ nhanh chóng, chính xác mà còn vô cùng tiện lợi, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm chi phí thời gian và nhân sự.

6 – Báo cáo hiệu quả chiến dịch Telesale

Từ những số liệu quan trọng mà tổng đài ảo cung cấp một cách chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng  theo dõi và đưa ra đánh giá hiệu suất của chiến dịch telesale của mình. Cụ thể, từ cuộc gọi, tổng đài ảo sẽ báo cáo chi tiết về thời gian, độ dài cuộc gọi, tỷ lệ nghe máy, bắt máy, từ chối, số lượng cuộc gọi thành công, số lượng đơn hàng được tạo ra,… 

Đặc biệt, một số hệ thống tổng đài ảo còn có tính năng tự đánh giá dựa trên các tiêu chí xác định từ trước. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ vấn đề và đánh giá hiệu suất chiến dịch một cách dễ dàng, chính xác để đưa ra cách điều chỉnh chiến lược khi cần.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

Lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Nhằm mục đích giúp cho các doanh nghiệp đến từ mọi ngành nghề có thể tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Mắt Bão One mang đến dịch vụ tổng đài ảo Call Center Ai. Đây được xem là một bước tiến mới cho các doanh nghiệp để  tăng khả năng bán hàng, quảng bá sản phẩm cũng như tăng tỉ lệ chuyển đổi trong thời gian ngắn.

Với đội ngũ chuyên viên xuất sắc, được đào tạo chuyên sâu sẽ hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, đồng thời khai thác tối đa tính năng để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Đặc biệt, Mắt Bão One cũng luôn đảm bảo hệ thống tổng đài hoạt động ổn định, trơn tru, không xảy ra lỗi kỹ thuật nào và có tính bảo mật cao, dễ dàng tích hợp với các công cụ hiện có.

Từ những ưu điểm đó, Mắt Bão One sẽ cung cấp đến doanh nghiệp hệ thống tổng đài ảo với tính năng thông minh linh hoạt, có khả năng tiếp cận lượng khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn nhưng vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí lắp đặt, vận hành và bảo trì, từ đó mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.