Doanh nghiệp có nên dùng tổng đài VoIP hay không? Những tính năng nào mà VoIP khiến chúng ta quyết định sử dụng dịch vụ này?

Sử dụng dịch vụ cuộc gọi qua Internet để phục vụ các hoạt động kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp thường có 2 lựa chọn: dùng điện thoại bàn hoặc Softphones.

Công nghệ Softphones là gì?

Điện thoại bàn là điện thoại vật lý được kết nối với Internet sử dụng công nghệ VoIP. Trong khi đó, Softphones là các chương trình hoặc ứng dụng phần mềm. Cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi VoIP trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Mặc dù điện thoại bàn khá phổ biến và quen thuộc. Nhiều doanh nghiệp vẫn quyết định loại bỏ các thiết bị cầm tay vật lý này để chuyển sang sử dụng Softphones. Vì giá cả phải chăng, linh hoạt và có thể mở rộng.

Nếu bạn muốn từ bỏ điện thoại bàn để chuyển sang dùng Softphones. Hay đang xem xét kết hợp hai ứng dụng này trong văn phòng của mình. Dưới đây là một số lý do khiến điều này trở nên khả thi hơn.

Tham khảo thêm: Tổng đài IP là gì? Cách chuyển Analog sang tổng đài IP

Những lợi ích khi dùng VoIP Softphones?

Dưới đây là những lợi ích khi sử dụng tổng đài VOIP Softphones trong hoạt động kinh doanh:

• Cảm nhận sự linh hoạt
• Ít hoặc không hề tốn kém
• Truy cập các tính năng nâng cao

Cảm nhận sự linh hoạt

Softphones có thể kết nối bạn với đồng nghiệp, đối tác cho dù bạn ở bất cứ đâu một cách vô cùng thuận lợi. Sử dụng Softphones là một lựa chọn tuyệt vời vì chúng không dây và có thể mang theo bên mình mọi lúc.

Softphones có thể được cài đặt trên máy tính bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh. Nhân viên có thể truy cập tất cả các tính năng hữu ích của tổng đài bất kể họ ở đâu. Mặt khác, vì không kết nối bằng dây nên chúng có thể giúp văn phòng của bạn bớt lộn xộn hơn.

Ít hoặc không hề tốn kém

Một chiếc điện thoại bàn tiêu chuẩn có giá ít nhất là 40 đô la và chỉ bao gồm phần cứng. Giá này chưa bao gồm chi phí cài đặt và bảo trì. Đặc biệt khi nhà cung cấp không phục vụ dịch vụ Plug-and-play. Với Softphones, bạn có thể tiết kiệm cho công ty của mình những chi phí trên. Vì việc của bạn chỉ là tải ứng dụng xuống máy tính hoặc thiết bị di động với giá 5 đô la/bản quyền.

Thậm chí, một số ứng dụng Softphones từ các nhà cung cấp điện thoại VoIP còn miễn phí. Softphone chắc chắn là một công cụ giúp thay đổi hoạt động kinh doanh của bạn. Đặc biệt là nếu bạn đang tìm cách cắt giảm chi phí trong văn phòng.

Truy cập các tính năng nâng cao

Ngoài các tính năng gọi điện thông thường (như hộp thư thoại, giữ máy và chuyển cuộc gọi), nhiều chương trình Softphones cũng cung cấp quyền truy cập vào một bộ tính năng nâng cao.

Ví dụ, Softphones Vonage VoIP cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn văn bản, xem hiện diện cuộc gọi của đồng nghiệp, trò chuyện với đồng nghiệp bằng tính năng nhắn tin nhóm hoặc hội nghị truyền hình, v.v. Đây là một số tính năng mà điện thoại bàn không thể có.

Tuy nhiên, mỗi Softphones đều có một bộ tính năng riêng. Vì vậy bạn cần lưu ý điều này khi mua Softphone để tìm ra giải pháp phù hợp.

Vậy doanh nghiệp có cần tổng đài ảo VOIP Softphones không?

Bất kể bạn muốn từ bỏ điện thoại bàn vì bất kỳ lý do gì. Softphones vẫn là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và mong muốn tiếp cận với các các tính năng của điện thoại. Đầu tư vào Softphones chắc chắn là một sự lựa chọn sáng suốt dành cho doanh nghiệp.

VoIP là giải pháp tổng đài ảo tuyệt vời cho các doanh nghiệp với khả năng kết nối mọi lúc mọi nơi. Ngay cả khi họ đang ở rất xa điện thoại bàn. Bằng cách cài đặt các ứng dụng này trên Smartphone hoặc thiết bị di động (thường có sẵn để tải xuống trên Google Play Store hoặc Apple App Store). Người dùng có thể biến thiết bị di động của họ thành điện thoại công việc chuyên nghiệp. Với quyền truy cập vào tất cả các tính năng có sẵn của hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp.

Sau đây chúng ta đi tìm hiểu về tính năng một trong những hình thức VoIP Softphone phổ biến nhất, đó là tổng đài VoIP di động.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

5 tính năng hàng đầu của tổng đài VoIP di động

Không phải tất cả các ứng dụng VoIP di động đều như nhau. Một số ứng dụng có nhiều tính năng đa dạng, trong khi số khác có chức năng hạn chế hơn. Dưới đây là danh sách một số tính năng mà tổng đài VoIP cần có:

• Call Flip
• Find me/Follow me
• Gọi, nhắn tin và Fax bằng số điện thoại doanh nghiệp
• Video Meeting
• Giám sát hiện diện

Call Flip

Call Flip là tính năng cho phép người dùng chuyển cuộc gọi từ thiết bị này sang thiết bị khác mà không cần phải gác máy hoặc gọi lại (Lưu ý: tính năng này hoạt động khi chúng được gán cho cùng một máy lẻ).

Chẳng hạn bạn đang nhận một cuộc gọi từ khách hàng hoặc quản lý trong khi đang cần rời khỏi văn phòng. Thay vì ngắt cuộc gọi, gọi lại sau, bạn chỉ cần truy cập ứng dụng trên thiết bị di động và thực hiện cuộc gọi như bình thường. Tất cả những gì bạn cần làm là kích hoạt tính năng này và sử dụng mà thôi.

Find me/Follow me

Một trong những tính năng phổ biến nhất của tổng đài VoIP chính là định tuyến cuộc gọi Find me/Follow me.

Giúp nhân viên có thể truy cập mọi lúc trong ngày. Với tính năng này, bạn có thể tiến hành các cuộc gọi từ số điện thoại chính của mình (chẳng hạn như điện thoại văn phòng của bạn) đến danh sách các số phụ được xác định trước (như điện thoại di động, điện thoại nhà riêng,…). Bạn vẫn có thể nhận cuộc gọi ngay cả khi bạn đang rời văn phòng hoặc đi du lịch. Bạn cũng có thể tùy chỉnh tính năng này để gọi đến các số phụ theo thứ tự sắp xếp từ trước hoặc thậm chí đồng thời.

Gọi, nhắn tin và Fax bằng số điện thoại doanh nghiệp

Một số người dùng cho rằng việc sử dụng điện thoại cá nhân phục vụ cho công việc khiến họ không thể tách rời giữa các vấn đề cá nhân và công việc của họ. Tuy nhiên, với ứng dụng VoIP di động, điều này sẽ không tồn tại nữa. Người dùng có thể gửi, nhận cuộc gọi, nhắn tin và fax bằng số doanh nghiệp thay vì số cá nhân. Điều này giúp bảo vệ sự riêng tư đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc.

Video Meeting

Bạn đang không thể tham dự cuộc họp quan trọng tại Công ty vì lý do cá nhân? Chỉ cần truy cập ứng dụng VoIP trên thiết bị di động. Bạn sẽ ngay lập tức có mặt và tham gia vào cuộc thảo luận bất kể bạn ở đâu.

Giám sát hiện diện

Tính năng giám sát hiện diện cho biết liệu các số liên lạc của bạn có đang khả dụng, ngoài vùng phủ sóng hay đang có cuộc gọi hay không. Nếu bạn đang quản lý một nhóm nhân viên từ xa vì đang có việc phải rời văn phòng trong vài giờ.

Tính năng này sẽ hữu ích trong việc theo dõi trạng thái điện thoại của nhân viên. Nó cũng cho phép người dùng giao tiếp hiệu quả hơn với đồng nghiệp và nhân viên bằng cách gọi điện. Hoặc gửi tin nhắn khi người nhận đang ở trạng thái tiếp nhận cuộc gọi, tin nhắn.

Với ứng dụng tổng đài VoIP trên điện thoại di động, Smartphone của bạn sẽ trở thành tiện ích mở rộng văn phòng. Do đó, điều quan trọng là bạn phải lựa chọn được ứng dụng phù hợp, tận dụng tối đa các tính năng của nó.

Kết luận

Với những tính năng tuyệt vời nêu trên, VoIP chính là sự lựa chọn tuyệt vời cho hệ thống tổng đài doanh nghiệp. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về dịch vụ tổng đài VoIP, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ mọi vấn đề của bạn.

Nếu doanh nghiệp quan của bạn tâm về giải pháp tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.