1. ĐIỆN THOẠI BÀN INTERNET
Hãy lựa chọn tổng đài điện thoại VOIP/IP phù hợp với nhu cầu của bạn
Điện thoại IP Yealink T29G
Điện thoại IP Yealink T27P
Điện thoại IP Yealink T27G
Điện thoại Yealink T19E2
Điện thoại IP GRANDSTREAM GXP1610
Điện thoại Hội nghị Yealink CP920
Điện thoại Yealink T21E2
Điện thoại Yealink T23G
Điện thoại Newrock NRP2000/W
2. ĐIỆN THOẠI KHÔNG DÂY
Yealink W60P
Yealink W53P
GrandStream DP720
GrandStream DP750
Tổng đài điện thoại ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng nhờ những lợi ích mà nó mang lại cho hoạt động kinh doanh. Cùng Mắt Bão One tìm hiểu khái niệm, phân loại cũng như cách thức hoạt động. Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng? Nó có những lợi ích gì? Và chọn lắp đặt ở đâu uy tín?
3. Tổng đài điện thoại là gì?
Tổng đài điện thoại là một hệ thống được sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau nhằm thiết lập cuộc gọi. Nhờ chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối liên hệ cho nhau. Cho phép gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Hệ thống này có tất cả các thiết bị nghe gọi để xử lý tất cả tín hiệu, cuộc gọi trong và ngoại mạng. Hiện nay, tổng đài điện thoại sử dụng một bộ các thuật toán, giúp tự động kết nối cuộc gọi mà không cần sự trợ giúp của nhân viên vận hành.
Theo đó, nhu cầu trao đổi thông tin qua điện thoại cũng càng nhiều hơn. Đặc biệt với các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại thì nhu cầu dùng điện thoại đàm thoại càng lớn.
4. Phân loại tổng đài điện thoại
Tổng đài điện thoại được phân thành 3 loại, bao gồm:
Tổng đài Analog
Là giải pháp sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ analog). Nó hoạt động thông qua đường Line bưu điện. Theo đó, khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo Line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.
Đặc điểm của Analog, bao gồm:
- Từ tổng đài bắt buộc phải đi đường dây điện thoại đến các máy điện thoại con.
- Analog chỉ kết nối được các điện thoại trong 1 văn phòng. Nhiều văn phòng thì phải setup nhiều tổng đài, không liên kết được ).
- Tích hợp chỉ một vài tính năng đơn giản như gọi ra, gọi vào, không có ghi âm, quản lý cuộc gọi.
- Việc mở rộng khó khăn. Mỗi loại tổng đài Analog có một cấu hình sẵn, việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn.
- Không tích hợp ứng dụng API để kết nối với các phần mềm như CRM, ERP.
Analog còn nhiều hạn chế do đó công nghệ này ngày càng được ít doanh nghiệp chọn lựa.
Tổng đài điện thoại IP
Hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, giúp triển khai một hệ thống tổng đài Cloud nhanh chóng và hiệu quả nhưng không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng như thiết bị tổng đài, cáp điện thoại… Bạn chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối là đủ.
Tổng đài IP hay còn gọi Voip có những ưu điểm như:
- IP được triển khai trên hạ tầng Internet sẵn có và không đòi hỏi hạ tầng phức tạp chỉ cần có internet là triển khai được.
- Một tổng đài được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng khác nhau.
- Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp nghe lại dễ dàng, lưu trữ được cuộc gọi trong thời gian dài.
- Có thể thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào, gọi ra.
- Nâng cấp mở rộng dễ dàng.
- Tích hợp API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP…
Sau khi đã lựa chọn được tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của mình. Điều tiếp theo là bạn nên cân nhắc nên đầu tư hay thuê dịch vụ ngoài.
Tổng đài ảo
Sử dụng nền tảng IP hiện đại, tổng đài ảo cung cấp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp. Dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo rất dễ dàng, chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Thậm chí tận dụng các điện thoại Analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway.
5. Thiết bị tổng đài điện thoại nổi bật tại Mắt Bão One
Điện thoại bàn
Là điện thoại IP cổ điển dành cho người dùng doanh nghiệp nhỏ. SIP-T30 mang đến trải nghiệm quay số thời trang và thân thiện với người dùng. Với màn hình LCD đồ họa 132×64 pixel lớn đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng hơn vào nhiều thông tin hình ảnh hơn trong nháy mắt.
- Điện thoại bàn nhân viên Yealink SIP-T30. Có giá 900.000 vnđ tại matbao.one
- Điện thoại bàn nhân viên Yealink SIP-T30P. Có giá 1.230.600 vnđ tại matbao.one
Điện thoại bàn nhân viên Yealink SIP-T30
Tính năng:
- Yealink HD Voic
- Màn hình LCD đồ họa 2,3 ”132×64 pixel
- Bộ chuyển mạch Ethernet 10 / 100M hai cổng
- Hỗ trợ codec Opus
- Một tài khoản SIP
- Hỗ trợ Tai nghe không dây EHS
- Phần mềm cơ sở thống nhất
- Hỗ trợ YDMP / YMCS
- Chân đế với 2 góc điều chỉnh
- Thiết kế có thể dán tường
Lợi ích:
- Hiệu suất mạnh mẽ hơn, nhiều tính năng hơn
- Được trang bị chip mạnh mẽ, dòng T3 sở hữu khả năng tính toán mạnh mẽ hơn và nhiều chức năng được nâng cấp, đảm bảo năng suất cao hơn.
- Âm thanh HD vượt trội, giao tiếp tốt hơn
- Thiết kế cổ điển, chi tiết thực tế
- Quản lý thuận tiện
- Độ tin cậy cao
- Giảm đáng kể chi phí vận hành
Điện thoại không dây
Yealink W73P, là hệ thống tổng đài điện thoại không dây SIP hiệu suất cao, có thể đăng ký 10 thiết bị cầm tay Yealink DECT W73H, là giải pháp lý tưởng cho quy mô vừa và nhỏ các doanh nghiệp. Nó cho phép bạn tận hưởng tính di động tuyệt vời và tính linh hoạt hiệu quả ngay lập tức cũng như loại bỏ đáng kể các rắc rối và phí đi dây bổ sung. Bạn có thể tận hưởng các cuộc gọi thoại chất lượng cao, rõ ràng hơn nhờ công nghệ loại bỏ tiếng ồn mới.
- Tổng đài điện thoại không dây Yealink W73P. Giá 2.664.900 vnđ tại matbao.one
- Tổng đài điện thoại không dây Yealink W73H. Giá 1.874.000 vnđ tại matbao.one
Tính năng
- Hệ thống điện thoại không dây SIP hiệu suất cao
- Màn hình màu TFT 1,8 “128 x 160 với giao diện người dùng trực quan
- Lên đến 20 cuộc gọi đồng thời
- Lên đến 10 thiết bị cầm tay không dây DECT
- Lên đến 10 tài khoản SIP
- Hỗ trợ codec âm thanh Opus
- Hệ thống giảm tiếng ồn, FNR (Giảm tiếng ồn linh hoạt)
- Thời gian thoại lên đến 35 giờ (trong điều kiện lý tưởng)
- Thời gian chờ lên đến 400 giờ (trong điều kiện lý tưởng)
- Sạc nhanh: thời gian sạc 10 phút cho thời gian đàm thoại 2 giờ
- Mã hóa bảo mật TLS và SRTP
- Kết nối tai nghe qua giắc cắm 3,5 mm
- Bộ sạc có thể gắn trên tường
Lợi ích
- Điện thoại IP Yealink DECT W73P hỗ trợ cung cấp hiệu quả và triển khai hàng loạt dễ dàng.
- Đơn giản để triển khai, dễ bảo trì và nâng cấp, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí CNTT cho các doanh nghiệp.
- Tận hưởng sự tiện lợi của giao tiếp không dây mọi lúc, mọi nơi.
Tai nghe tổng đài điện thoại
- Tai nghe tổng đài điện thoại Yealink YHS34 Lite Mono. Giá 920.000 vnđ tại matbao.one
- Tai nghe tổng đài điện thoại Yealink YHS34 Mono Teams. Giá 990.000 vnđ tại matbao.one
Tính năng
- HD voice
- Micrô khử tiếng ồn và tiếng ồn thụ động
- Công nghệ Active Protection bảo vệ người dùng khỏi chấn thương âm thanh
- Đèn báo LED tích hợp và âm cảnh báo
- Tay cần có thể uốn cong 320 ° để dễ dàng điều chỉnh mà không bị gãy
- Hỗ trợ hệ điều hành Microsoft Windows® 8 / 8.1 / 10, Apple Mac OS
Lơi ích
- Kết nối đơn giản và linh hoạt
- Siêu nhẹ, thoải mái khi mặc cả ngày
- Trải nghiệm âm thanh có một không hai
- Bộ điều khiển dễ dàng, tiện lợi
- Quản lý cuộc gọi dễ dàng
6. Nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại hiện nay của doanh nghiệp
Tổng đài điện thoại dành cho đối tượng nào?
Tổng đài điện thoại thích hợp cho những đối tượng cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song). Cụ thể hơn, đó là các công ty, các văn phòng, tập thể, nhà hàng, khách sạn, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng…
Vì sao nên sử dụng tổng đài điện thoại?
Việc trang bị cho mỗi nhân viên 1 số điện thoại cố định tốn nhiều chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, danh bạ hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi tìm được số điện thoại để liên hệ công việc.
Tuy nhiên, lắp đặt tổng đài điện thoại thì mọi hạn chế kể trên sẽ được khắc phục một cách dễ dàng. Thông qua hệ thống này, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên hệ.
Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại
Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài điện thoại với những mục đích sau:
- Liên lạc giữa các phòng ban trong công ty dễ dàng, bạn chỉ cần gọi, nghe lời chào rồi bấm phím chọn bộ phận cần gặp.
- Thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng bởi có thể ghi âm để nắm được phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Tổng đài có API tích hợp các phần mềm CRM, ERP giúp kết nối vào tổng đài để biết thông tin khách hàng khi gọi đến, lưu được lịch sử cuộc gọi, File ghi âm ngay trên phần mềm CRM.
- Tổng đài Telesale thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được cước phí gọi ra….thường sử dụng cho bộ phận Telesales.
- Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.
7. Tính năng, lợi ích của tổng đài điện thoại
Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến của khách hàng:
- Khách hàng có thể cảm thấy bực mình khi họ gọi cho văn phòng của bạn và không ai nhận cuộc gọi khi cần thiết. Lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ đảm bảo điều này không xảy ra vì mọi cuộc gọi đều được tiếp nhận.
- Tư vấn chăm sóc khách hàng chu đáo và hiệu quả nhất kể cả khi không có mặt ở văn phòng nhờ tính năng ghi âm cuộc gọi.
Tăng hiệu quả cuộc gọi
Tổng đài điện thoại giúp khách hàng gọi đến đúng người cần gặp. Bằng cách tự động định tuyến cuộc gọi của họ đến tiện ích mở rộng hoặc bộ phận ngay lập tức, tổng đài có thể giảm đáng kể số bước mà khách hàng phải trải qua.
Cải thiện chất lượng dịch vụ
Cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhân viên từ xa, bất cứ nơi nào họ đang có.
Tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn
Mang lại ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng. Tăng độ tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Tổng đài điện thoại có chi phí bảo trì thấp
Lắp đặt hệ thống điện thoại tổng đài hiện đại có giá cả phải chăng hơn nhiều so với việc bảo trì và cơ sở hạ tầng.
Ngoài ra, tương tự như một kênh liên lạc chung và chính thống của các doanh nghiệp, tổng đài điện thoại mang đến những lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp bao gồm:
- Chức năng bảo mật tối ưu nhất cho các cuộc gọi trong nội bộ doanh nghiệp …
- Không mất cước phí bưu điện khi liên lạc nội bộ và tiết kiệm chi phí mua điện thoại riêng lẻ cho từng nhân viên trong nội bộ công ty.
- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
- Hỗ trợ chặn các cuộc gọi không mong muốn, tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp với nhau để giao dịch không mất phí, chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
- Khả năng quản lý chi tiết thông tin cuộc gọi và quản lý chi phí gọi của từng cá nhân.
- Có thể cài đặt chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty ở thời điểm khác nhau theo mong muốn như trong giờ làm việc, giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ hành chính…
- Khi có khách hàng gọi đến có chức năng cài đặt sẵn lời chào, trả lời tự động có thể giúp trả lời khách hàng tự động khi không có nhân viên trực hoặc tư vấn…
- Rất phù hợp với những doanh nghiệp lớn, quản lý số đông lượng nhân viên, công ty có nhiều chi nhánh, hoặc các công ty có tổng đài chăm sóc khách hàng, có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều hay hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử…
8. Các bước lắp đặt tổng đài điện thoại
Trang bị các thiết bị cần thiết
Bạn cần trang bị các thiết bị như: các đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, CMC, VNPT…, điện thoại IP phone. Thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog sẵn có, kết nối với thiết bị chuyển đổi Gateway.
Dùng máy tính bàn, laptop, di động, tablet, tai nghe (nếu có)… để sử dụng tổng đài. Ngoài ra, bạn còn cần trang bị Hệ thống mạng Internet và dây Lan.
Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài điện thoại
Hiện tại, có các rất nhiều nhà cung cấp tổng đài điện thoại có thể lựa chọn. Được phân chia bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Ericsson, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, LG, Samsung… Việc lựa chọn thương hiệu nào sẽ đi kèm với đơn giá và chất lượng kèm theo. Tùy vào ngân sách và quy mô doanh nghiệp, sự yêu thích, chất lượng.
Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ chọn gói tổng đài phù hợp. Chẳng hạn như AntTel có các gói 5, 10, 20 ,50 người dùng. Lúc này, nếu bạn chưa có đầu số SIP. Bạn có thể nhờ nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ chọn đầu số. Hiện tại có nhiều nhà cung cấp đầu số SIP như FPT, VNPT, CMC…để bạn chọn lựa.
Triển khai lắp đặt hệ thống
Sau khi đã có đầy đủ thiết bị, đã đăng ký đầu số. Nhà cung cấp tổng đài sẽ tiến hành lắp đặt hệ thống điện thoại. Sẽ mất vài ngày nếu doanh nghiệp bạn là một công ty nhỏ với ít hơn 50 người dùng.
Nếu công ty bạn có quy mô lớn hơn thì công tác triển khai có thể kéo dài vài tháng. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chỉ cần thông tin các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp. Sau khi triển khai lắp đặt xong, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay tổng đài.
9. Dịch vụ tổng đài ảo tại Mắt Bão One
Trong rất nhiều nhà cung cấp hệ thống điện thoại hiện nay. Thì Mắt Bão One vẫn là cái tên được nhiều người tin cậy lựa chọn. Hệ thống tổng đài ảo CloudFone tại Mắt Bão One là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại, cung cấp các cuộc gọi chất lượng và chi phí thấp.
Bạn chỉ cần một thiết bị đầu cuối có IP chuẩn SIP, hoặc Smartphone, PC, Tablet,…để sử dụng tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp. Chỉ với một vài thao tác nhỏ, đăng ký thông tin và lựa chọn gói dịch vụ. Bạn đã có thể sở hữu một tổng đài điện thoại chuyên nghiệp, hiện đại và toàn diện.
