Backup & Restore dữ liệu trên Outlook là một việc rất quan trọng giúp bạn đảm bảo an toàn cho dữ liệu Email của mình.

Khi bạn sử dụng ứng dụng Office làm công cụ gửi và nhận Email chính của mình, mọi công việc, thư từ đều sử dụng trên Outlook. Và để bảo vệ những dữ liệu Email của bạn được an toàn và phòng trường hợp khi máy tính bị hư ổ đĩa hoặc gặp lỗi nào đó về phần mềm,… Hãy backup tất cả các dữ liệu Email đó thành một bản sao (có dạng *.ost-office365, *.pst-office2016) và lưu trữ ở một nơi an toàn (ổ cứng rời, Cloud Drive, ….). Bài viết sẽ hướng dẫn cho bạn các bước cơ bản nhất để sao lưu dữ liệu Email trên Outlook trước khi tiến hành cài đặt lại máy tính của mình.

Ưu và nhược điểm của việc Backup & Restore dữ liệu trên Outlook

Việc tiến hành Backup & Restore dữ liệu trên Outlook cũng có nhiều ưu điểm và nhược điểm.

Ưu điểm

Bạn có thể tạo ra một bản sao trực tiếp của tệp .pst thay vì sử dụng tính năng xuất tệp. Điều này cho phép bạn lưu được nhiều dữ liệu hơn – sau khi khôi phục quy tắc Outlook cũng như một vài tuỳ chỉnh khác sẽ vẫn còn ở đó.

Nhược điểm

Trước khi tiến hành Backup & Restore dữ liệu, bạn cần phải biết nơi tệp tin .pst được lưu trữ trong Outlook hoặc có thể tìm thấy vị trí của nó. Nếu bạn có nhiều tài khoản trên Outlook lưu trữ dữ liệu trong các tệp tin .pst khác nhau thì chắc chắn bạn đã sao lưu đúng tệp.

Quy trình sao lưu dữ liệu email.

Bước 1: Ở giao diện Outlook, chọn File -> Info (1) -> Account Settings (2) -> Account Settings (3)…:

Bước 2: Ở mục Account Settings ->Data Files(1) -> Open File Location(2)

Bước 3: File Backup sẽ có dạng *ost hoặc *.pst (như hình)

Một số đường dẫn chứa File Backup:

• C: \ Users \ <user PC> AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
• C: \ Documents and Settings \ user PC> \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Restore dữ liệu Email trên Outlook

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook rồi chọn File

Bước 2: Box Info -> Account Settings -> Manage Profiles

Bước 3: Box Mail Setup -> Email Accounts (1) -> New(2) (Như hình dưới đây)

Bước 4: Box Add Account chọn Manual Setup or additional server types -> Next

Bước 5: Tiếp theo chọn POP or IMAP -> Next

Bước 6: Tiếp theo, điền các thông tin Username vào các Box (1), Chọn đường dẫn vị trí File Mail Backup (2). Chọn Next để tiếp tục.

Bước 7: Quá trình Add Account. Chọn Finish để hoàn tất quá trình.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn các bước để tiến hành Backup & Restore dữ liệu Email trên Outlook. Mắt Bão One hy vọng bài viết này sẽ hữu ích dành cho bạn. mọi thắc mắc liên quan đến Outlook hoặc quy trình Backup & Restore dữ liệu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn một cách chi tiết nhất.