Tổng đài Cloud ngày một đóng vai trò quan trọng hơn vì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cơ sở hạ tầng, tiết kiệm cuộc gọi, khả năng quản lý đa dạng và dễ mở rộng.

Tổng đài Cloud là giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí

Tổng đài là một thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiện nay tổng đài truyền thống dần không còn thích hợp cho nhu cầu ngày càng cao trong doanh nghiệp. Vì vậy mà hệ thống tổng đài Cloud là giải pháp thay thế hiệu quả nhất, nó mang lại rất nhiều sự tiện ích trong các hoạt động kinh doanh. Để hiểu hơn về tổng đài này, bạn hãy cùng Mắt Bão One tham khảo ngay những thông tin trong bài viết này.

1. Tổng đài Cloud là gì?

Tổng đài Cloud là khi sử dụng nền tảng đám mây ảo ( tổng đài ảo ) sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống tổng đài điện thoại văn phòng đáng tin cậy và an toàn thông qua đường truyền mạng Internet. Hoạt động tương tự như các hệ thống tổng đài truyền thống khác nhưng tất cả sẽ được lưu trữ trên đám mây thay vì đặt tại cơ sở.

Tổng đài cloud cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống văn phòng thông qua Internet

Đây được xem là giải pháp hiệu quả được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tổng đài này có thể dễ dàng mở rộng nhưng vẫn duy trì với chi phí thấp. Vì không cần phải trang bị phần cứng, nhân viên trong công ty có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi nhưng vẫn tiết kiệm.

2. Cách hoạt động của tổng đài Cloud

Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ cài đặt, thiết lập và cấu hình để phần mềm kết nối cùng cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Nhờ vậy mà doanh nghiệp bạn sẽ không phải tốn chi phí đầu tư như đối với tổng đài truyền thống. Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhanh chóng đưa vào áp dụng để phục vụ kinh doanh, không mất nhiều thời gian để lắp đặt.

Vì được xây dựng trên nền tảng đám mây nên tổng đài Cloud sẽ có cách hoạt động riêng biệt của mình. Theo đó tổng đài này sẽ không hoạt động như đường dây điện trung kế mà là thông qua mạng WAN, LAN hay gọi chung là Internet.

3. Tính năng của tổng đài Cloud

Doanh nghiệp dễ dàng quản lý trực tuyến qua tổng đài cloud

Hệ thống tổng đài Cloud mang lại rất nhiều lợi ích về tính năng và tính linh hoạt, điển hình như:

• Nhóm đổ chuông: Được sử dụng để sắp xếp nhân viên theo nhóm công việc hay bộ phận.
• Hàng đợi cuộc gọi: Hàng đợi này sẽ giúp quản lý các cuộc gọi của bạn bằng cách sắp xếp người gọi vào một hàng và giữ cho đến khi có nhân viên nhận cuộc gọi.
• Gọi không giới hạn: Tổng đài Cloud cho phép nhân viên có thể thực hiện nhiều cuộc gọi trong nước mà không cần trả thêm phí.
• Hỗ trợ thiết bị di động: Ngoài điện thoại bàn như tổng đài truyền thống, thì người sử dụng tổng đài Cloud sẽ có thể kết nối qua điện thoại di động. Điều này giúp cho khách hàng có thể truy cập từ xa, linh hoạt và tiện dụng hơn.
• Quản lý trực tuyến: Quản trị viên của hệ thống có thể thực hiện các thay đổi như thêm người dùng, chỉ định các số điện thoại, tạo nhóm hoặc xem các báo cáo của từng cuộc gọi, từng tháng từ một cổng trực tuyến. Nhân viên có thể truy cập vào cổng trực tuyến để kiểm tra thư thoại, xem danh bạ và thiết lập.
• Thư thoại đến Email: Hộp thư của nhân viên sẽ nhận được những bản ghi thư thoại, tệp âm thanh… mà bạn gửi đến.
• Nhắn tin nhanh: Tính năng nhắn tin nhanh cho phép người dùng nhắn tin trực tuyến.
• Hội nghị web / truyền hình: Người dùng có thể thực hiện các cuộc họp bằng video cho phép chia sẻ màn hình. Có thể cho phép số lượng người tham gia trong một cuộc gọi lên đến 1000 người.
• Quay số mở rộng: Chỉ cần bấm vài số mặc định để gọi thay vì bấm toàn bộ số điện thoại dài và khó nhớ.
• Tiếp viên gọi tự động: Thay vì có nhân viên trực để nghe tổng đài thì giờ đây sẽ có một trợ lí ảo, được gọi tiếp viên tự động. Tiếp viên tự đông này sẽ trả lời các cuộc gọi và chuyển đến những nhân viên thích hợp.

4. Lợi ích khi sử dụng tổng đài Cloud

Không chỉ ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp lại chuyển từ tổng đài truyền thống sang tổng đài Cloud. Đơn giản vì tổng đài này mang đến rất nhiều lợi ích, điểm hình như:

• Giảm rất nhiều chi phí đầu tư

Đây là lợi ích nổi bật nhất của tổng đài Cloud vì doanh nghiệp sẽ không tốn nhiều chi phí để đầu tư hệ thống như ở tổng đài vật lý. Theo đó tất cả công việc cài đặt, thiết lập, quản trị đều thông qua Internet và sử dụng mạng nội bộ của công ty.

Đặc biệt những cuộc gọi đến các phòng ban, chi nhánh khác là hoàn toàn miễn phí và không giới hạn về thời gian. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hơn 50% cước phí điện thoại mỗi tháng.

• Thống kê và ghi âm cuộc gọi nhanh chóng

Tổng đài này sẽ ghi nhận và ghi âm cuộc gọi giữa nhân viên, khách hàng rõ ràng. Nhờ vậy mọi bước chăm sóc khách hàng, kỹ năng làm việc, cách tư vấn cũng kịp thời được điều chỉnh.

Đồng thời, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên thông qua thống kê số lượng cuộc gọi từ tổng đài Cloud.

• Không cần đến đội ngũ kỹ thuật

Khi dùng tổng đài Cloud, doanh nghiệp sẽ không cần nhiều chi phí để quản lý nhân sự, bảo dưỡng hay bảo trì hệ thống thường xuyên. Vì việc lắp đặt, khắc phục sự cố, bảo trì đã có đơn vị cung cấp dịch vụ tiến hành trên cơ sở hạ tầng của họ.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí đầu tư ban đầu

• Dễ dàng mở rộng và nâng cấp

Cơ cấu vận hành của tổng đài Cloud vô cùng đơn giản nên tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có thể quản lý và sử dụng được. Trong trường hợp doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hay có nhân sự mới thì việc mở rộng hệ thống sẽ rất dễ dàng mà không nhất thiết phải cần đội ngũ IT.

• Kết nối với phần mềm và hỗ trợ đa nền tảng

Hệ thống tổng đài Cloud cung cấp API để giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng đến các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, bán hàng, ERM,… Ngoài ra, tổng đài ảo còn hỗ trợ đa nền tảng trên Laptop, máy tính để bàn, điện thoại thông minh,… nhờ vậy nhân viên có thể dễ dàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi.

• Tổng đài Cloud cung cấp dịch vụ đáng tin cậy

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc liên lạc thông qua điện thoại được xem là xương sống của các hoạt động hàng ngày vì vậy dịch vụ đáng tin cậy là bắt buộc. Hệ thống điện thoại cố định sử dụng cáp đồng để chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại, nhưng loại cáp này thường rất dễ bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hao mòn, phá hoại,… khiến cho các dịch vụ điện thoại của bạn bị ngừng hoạt động kéo dài.

Hệ thống tổng đài điện toán đám mây sẽ sử dụng Internet, nghĩa là dịch vụ điện thoại của doanh nghiệp cũng sẽ mạnh như kết nối Internet vậy. Bởi vì những thông tin của bạn đều nằm trên đám mây, theo đó hệ thống của bạn sẽ ít hoặc không có thời gian tạm ngừng hoạt động trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

5. Giải pháp tổng đài ảo tiết kiệm CloudFone

Bạn đã biết được những tính năng cũng như lợi ích của tổng đài Cloud và giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm hiệu quả chính là CloudFone. Tổng đài này sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích vượt bậc như:

• Hỗ trợ nhân viên làm việc tốt hơn, dễ dàng sử dụng, làm việc tại bất cứ đâu, đàm thoại nhiều bên cùng lúc, nghe lại ghi âm,…
• Doanh nghiệp dễ quản lý các tính năng của nhân viên, cấu hình tổng đài, thao tác quản trị từ xa.
• Tích hợp dễ dàng với các nền tảng khác thông qua kết nối API như: Gọi trên Website, Click To Call, tích hợp CRM/ ERP, Zalo OA/ Microsoft Teams,…
• Ngoài ra doanh nghiệp còn tiết kiệm được chi phí gọi nội bộ, cước phí điện thoại hàng tháng, tối ưu chi phí quản lý nhân sự, bảo trì, cơ sở hạ tầng,…

CloudFone sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt bậc cho doanh nghiệp

Những lợi ích vừa nêu ở trên, nếu doanh nghiệp bạn muốn chuyển sang tổng đài ảo CloudFone, hãy liên hệ với Mắt Bão One ngay bây giờ. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ phù hợp cho từng doanh nghiệp như:

• Gói START cho những doanh nghiệp có 10 người trở lên. Hỗ trợ thu âm IVR, 10 số máy nhanh, 10 cuộc gọi đồng thời…
• Gói GROW cho 20 người trở lên. Hỗ trợ 20 số máy nhanh, 20 cuộc gọi cùng lúc, và thêm vào đó là miễn phí dung lượng lưu trữ dữ liệu miễn phí trên nền tảng đám mây lên đến 10GB…
• Gói EXPERT cho 50 người trở lên. Chỉ với chưa tới 1 triệu đồng bạn đã có thể sở hữ 50 số máy nhanh, kết nối 5 đầu số và thực hiện cuộc gọi cùng lúc lên tới 50 cuộc…
• Gói SUCCESS cho doanh nghiệp 100 người trở lên. 100 số máy nhanh, 100 cuộc gọi đồng thời và 40GB lưu trữ đám mây miễn phí, bảo mật tốt và hỗ trợ đa nền tảng…

Và còn nhiều tính năng của từng gói mà chúng tôi có thể cung cấp cho bạn khi sử dụng dịch vụ tại tổng đài ảo tiết kiệm CloudFone.

Qua bài viết, Mắt Bão One cũng đoán rằng bạn đã có cái nhìn tổng thể hơn về tổng đài Cloud là gì cũng như các tính năng và lợi ích của nó. Nếu như doanh nghiệp muốn sở hữu một tổng đài điện thoại có đầy đủ các tính năng cần thiết, dễ dàng quản lý, mở rộng, tiết kiệm chi phí,… thì dịch vụ tổng đài ảo CloudFone hoạt động trên nền tảng đám mây tại matbao.one sẽ là lựa chọn không thể nào bỏ qua, và biết đâu đây sẽ là giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.