Theo thống kê từ Avaya – 79% khách hàng vẫn thích được trợ giúp trực tiếp qua kênh điện thoại nhờ tính kịp thời và nhanh chóng. Hiện nay dù doanh nghiệp có nhiều kênh thông tin để liên hệ với khách hàng như OTT, Email,… Tuy nhiên tổng đài vẫn được đánh giá là kênh liên lạc hiệu quả nhất. Vậy đâu là những tiêu chí quan trọng để lựa chọn một tổng đài phù hợp? Hãy cùng matbao.one tìm hiểu qua bài viết sau.

Khả năng bảo mật thông tin

Khi đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp, khả năng bảo mật thông tin là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Nhà cung cấp dịch vụ cần đảm bảo rằng hệ thống tổng đài ảo đang được áp dụng những công nghệ bảo mật mạnh mẽ nhằm giúp doanh nghiệp có thể giữ an toàn thông tin.

Với tổng đài ảo, thông tin dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật với các giải pháp như Firewall – Hệ thống tường lửa thông minh để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, mã hoá truyền tín hiệu thoại TLS giúp phòng tránh nghe trộm, giả mạo và mã hóa file ghi âm chuẩn AES-256 bit đảm bảo nội dung thoại không bị xâm phạm.

Tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Tính năng của tổng đài ảo cần phù hợp với nhu cầu là yếu tố vô cùng cần thiết, bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình cũng như cách thức hoạt động khác nhau. Dưới đây là một số tính năng cơ bản mà một hệ thống tổng đài ảo nên có:

• Tích hợp đa dạng thiết bị: Hỗ trợ tích hợp với nhiều loại thiết bị như điện thoại bàn Internet, máy tính, laptop, smartphone… để người dùng có thể tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu.
• Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: Doanh nghiệp có thể tiếp nhận tất cả cuộc gọi đến từ khách hàng, không còn lo hotline bận máy.
• Tích hợp CRM/ ERP: Tự động hiển thị, lưu trữ và thống kê dữ liệu khách hàng giúp nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu hóa quá trình chăm sóc khách hàng.
• Ghi âm cuộc gọi: Tự động ghi âm cuộc gọi để sử dụng cho mục đích theo dõi, đánh giá và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Báo cáo và thống kê: Tổng đài ảo tự động tạo báo cáo và thống kê các chỉ số quan trọng của kênh tổng đài, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và đưa ra định hướng cải thiện quy trình làm việc.
• Lời thoại tự động: Tạo và quản lý các lời thoại tự động để giải đáp các câu hỏi thường gặp của khách hàng, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện tính tự động hóa trong quá trình phục vụ.

Mức độ hoạt động ổn định

Tính ổn định của hệ thống tổng đài ảo là yếu tố vô cùng quan trọng giúp kênh liên lạc của doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ mà không gặp gián đoạn, mọi sự cố trong quá trình sử dụng đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng như: mất khách hàng tiềm năng, giảm trải nghiệm khách hàng và hiệu suất làm việc giảm sút.

Vì vậy để đảm bảo tính ổn định, bạn cần xem xét cả 2 phía: doanh nghiệp và nhà cung cấp. Tổng đài ảo hoạt động trên Cloud và thông qua nền tảng Internet, nên nếu hạ tầng của nhà cung cấp hoặc đường truyền Internet của doanh nghiệp không tốt sẽ dẫn đến tình trạng hệ thống thoại chập chờn

Để chắc chắn hơn nữa, doanh nghiệp nên chọn các nhà cung cấp cho phép dùng thử miễn phí hoặc hoàn tiền nếu không hài lòng trước khi quyết định ký hợp đồng dài hạn.

Tối ưu chi phí

Tính năng gọi nội bộ miễn phí và định tuyến gọi ra theo từng nhà mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm cước phí hàng tháng. Đặc biệt tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Cloud nên doanh nghiệp cũng không phải tốn chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng

Ngoài ra các vấn đề về quản lý, bảo trì tổng đài cũng được nhà cung cấp hỗ trợ nên doanh nghiệp sẽ không phải tốn chi phí để vận hành.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

Tích hợp với công nghệ và ứng dụng khác

Tổng đài ảo nên có khả năng tích hợp với các công nghệ và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Không cần đầu tư vào các trang thiết bị tốn kém, chỉ cần có Internet và các thiết bị đầu cuối như điện thoại bàn IP Phone, Softphone cài trên di động hoặc Software cài trên PC. Tích hợp với hệ thống CRM, ERP, Microsoft Teams, Zalo OA giúp kết nối các nhân viên, tương tác từ xa và không gián đoạn công việc.

Chất lượng hỗ trợ của đơn vị cung cấp

Cam kết hỗ trợ từ đơn vị cung cấp cũng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu, hãy đảm bảo rằng đơn vị cung cấp tổng đài ảo có đội ngũ kỹ thuật túc trực 24/7/365 để sẵn sàng xử lý mọi yêu cầu và khắc phục mọi sự cố nhanh nhất có thể.

Đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo có uy tín trên thị trường

Tổng đài ảo là giải pháp thoại được Mắt Bão One nghiên cứu và phát triển trên nền tảng Voice over IP (VoIP), giúp Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện/ tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc gọi nội bộ với nhau thông qua mạng Internet.

Tổng đài ảo tiết kiệm CloudFone đến nay có hơn 2.000++ doanh nghiệp trên toàn quốc đang sử dụng và đã đạt giải thưởng Best Solutions Award 2023 – giải thưởng tôn vinh các giải pháp hoặc nhóm giải pháp về tiếp thị và công nghệ số, được yêu thích và có ảnh hưởng nhất Việt Nam.

Để được tư vấn đăng ký tổng đài ảo, vui lòng liên hệ hotline (028) 7777 7788 hoặc email one@matbao.com.