Tổng đài ảo được xem là giải pháp hoàn hảo cho hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng hay marketing. Ngày nay, tổng đài ảo cho doanh nghiệp đã trở nên phổ biến và không ngừng phát triển…. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu chi tiết về tổng đài ảo và dịch vụ tổng đài ảo ứng dụng AI.

Định nghĩa tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo được định nghĩa là một loại dịch vụ thoại trên nền tảng IP, mang đến những cuộc gọi chất lượng với giá thành thấp. Mô hình tổng đài ảo có thể hiểu đơn giản là một tổng đài điện thoại sử dụng internet do bên thứ ba cung cấp. Nhờ đó, các doanh nghiệp không cần đầu tư trang thiết bị, kéo dây hay nhân sự quá nhiều như tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo có rất nhiều ưu điểm và khắc phục được hầu hết những hạn chế tồn đọng trước đó. Lắp đặt đơn giản, có thể truy cập bằng nhiều thiết bị như điện thoại, laptop, nhiều tính năng hiện đại và chi phí đầu tư thấp là những lợi ích thiết thực của mô hình này. Dưới đây là những gì mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo.

Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ tổng đài ảo

Không ngẫu nhiên mà tổng đài ảo trở thành người bạn đồng hành của các doanh nghiệp ngày nay. Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ đang ngày càng phát triển và đổi mới.

• Công cụ đa dụng, phù hợp cho mọi quy mô, lĩnh vực của tổ chức: Tổng đài ảo không cần lắp đặt, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ nhiều tính năng, mở rộng linh hoạt và giá thành thấp giúp mọi doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống CRM: Nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng năng suất là những gì các tổng đài ảo tích hợp CRM mang lại.
• Tối ưu hiệu suất làm việc, không bỏ lỡ cuộc gọi, làm việc mọi nơi: Nhân viên tổng đài có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu có kết nối internet. Tổng đài ảo còn có khả năng nhận và giải quyết nhiều cuộc gọi cùng lúc một cách hiệu quả.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, cải thiện hiệu suất kinh doanh: Khi khách hàng gọi đến tổng đài, tình trạng máy bận sẽ không còn. Các tổng đài ảo có thể nhận cuộc gọi, chuyển hướng và thực hiện nhiều thao tác khác để cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Thuận tiện cho việc quản lý, thống kê, phân tích, ghi âm cuộc gọi: Tính năng ghi âm cuộc gọi, nghe loại đoạn ghi âm hay các thống kê, báo cáo vô cùng hữu ích.
• Tối giản hệ thống cơ sở hạ tầng viễn thông cho doanh nghiệp: Tổng đài ảo không cần cài đặt thiết bị hay đi dây cáp. Tất cả những gì tổ chức của bạn cần là kết nối internet đến các thiết bị máy tính và điện thoại.
• Cắt giảm tối đa chi phí cuộc gọi: Các cuộc gọi nội bộ trên toàn quốc hoàn toàn miễn phí

Để mang đến nhiều lợi ích, tổng đài ảo cho doanh nghiệp phải trang bị nhiều tính năng. Các tính năng này phải được nghiên cứu để giải quyết những bài toán của doanh nghiệp. Trong phần sau, chúng ta sẽ tìm hiểu về các tính năng nổi bật của một tổng đài ảo.

Tham khảo: Hướng dẫn chọn tổng đài nội bộ phù hợp với doanh nghiệp

Một số tính năng nổi bật của tổng đài ảo có thể bạn chưa biết?

Tổng đài truyền thống tập trung vào việc xử lý các cuộc gọi thoại. Điều đó giải quyết bài toán chăm sóc khách hàng ở một thời điểm nhất định. Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ đã yêu cầu nhiều hơn ở một tổng đài và đó là lúc tổng đài ảo ra đời.

• Ghi âm, giám sát và quản lý cuộc gọi: Tính năng ghi âm và nghe lại giúp bạn quản lý chất lượng công việc hiệu quả hơn.
• Điều hướng hoặc chuyển hướng cuộc gọi thông minh: Tổng đài ảo sẽ tự động điều hướng khách hàng đến điện thoại viên phù hợp. Trường hợp không có máy nhánh online, tổng đài sẽ chuyển hướng cuộc gọi đến số di động để không bị bỏ lỡ.
• Quản lý thông tin khách hàng bằng ứng dụng bên thứ ba: Thông qua ứng dụng CRM, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mọi thông tin, lịch sử cuộc gọi, giao dịch của khách hàng, thậm chí là thực hiện cuộc gọi tự động.
• Tính năng tương tác trả lời tự động (IVR): Khi khách hàng gọi đến tổng đài, các thông điệp sẽ được gửi đi tự động. “Cảm ơn quý khách đã gọi đến số Hotline, để được tư vấn, quý khách vui lòng nhấn phím số 1”, kịch bản này được xây dựng bởi tính năng IVR. Nhờ đó, khách hàng được điều hướng đến đúng bộ phận chuyên môn để nhận sự hỗ trợ.
• Báo cáo theo thời gian thực để đánh giá hiệu quả marketing: Mọi chi tiết cuộc gọi đều được ghi nhận để lập báo cáo, thống kê. Đặc biệt, tính năng báo cáo theo thời gian thực giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả chiến dịch marketing.
• Kết nối nhiều đầu số bao gồm 1800, 1900, số di động,….: Đầu số 1800 và 1900 dành cho các doanh nghiệp dùng tổng đài để chăm sóc khách hàng. Ngay cả khi đã dùng tổng đài ảo thì bạn vẫn có thể sử dụng lại số Hotline của mình.
• Khả năng mở rộng không bị giới hạn, chi phí thấp: So với mô hình tổng đài truyền thống, tổng đài ảo không bị giới hạn về việc mở rộng. Chi phí thấp, không phát sinh các vấn đề cài đặt, thiết bị, đi dây, nên không mất nhiều thời gian.

Tham khảo: X3 hiệu suất làm việc với giải pháp tổng đài ảo tích hợp CRM

Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?

Nhiều doanh nghiệp quan tâm về việc mua hay tự xây dựng tổng đài ảo. Điều này sẽ giúp tổ chức chủ động trong việc quản trị và không mất chi phí thuê bao hàng tháng. Dù vậy, các khoản đầu tư cho Tổng đài IP, điện thoại IP, thiết bị chuyển đổi, nhân lực, … sẽ là khoản chi phí không hề nhỏ với các doanh nghiệp.

Giải pháp được nhiều tổ chức tin tưởng lựa chọn đó là thuê tổng đài ảo. Toàn bộ khâu triển khai được thực hiện nhanh chóng bởi bên thứ ba. Doanh nghiệp cũng không mất chi phí để đào tạo nhân sự vận hành hệ thống. Các khâu bảo dưỡng, bảo trì, chăm sóc các thiết bị đều được thực hiện miễn phí. Tất cả những gì doanh nghiệp cần là chi trả phí thuê bao hằng tháng, dù vậy con số này rất nhỏ và tùy theo nhu cầu.

Tham khảo: Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo ứng dụng AI cho bán hàng và chăm sóc khách hàng từ Mắt Bão One

Tổng đài Call Center AI của Mắt Bão One được ứng dụng công nghệ VoIP. Sản phẩm được nghiên cứu và phát triển để phục vụ nhu cầu của mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Giải pháp tổng đài AI giúp tiết kiệm chi phí, miễn phí gọi nội bộ, chi phí đầu tư và vận hành. Khả năng tích hợp các nền tảng CRM, ERP, OA, Zalo, Microsoft Teams giúp nâng cao hiệu quả quản trị và kinh doanh.

Chưa dừng lại ở đó, Mắt Bão One còn cung cấp Mini CRM miễn phí để quản lý dữ liệu khách hàng. Hệ thống hỗ trợ trích xuất dữ liệu, thống kê và báo cáo theo thời gian thực trực quan và chi tiết. Đến nay, đã có hơn 2000 khách hàng tin tưởng và sử dụng tổng đài Call Center AI. Đặc biệt, với chi phí cực kỳ cạnh tranh, dưới đây là bảng giá tổng đài ảo AI của Mắt Bão One.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã giúp các bạn hiểu được khái niệm và tầm quan trọng của tổng đài ảo. Mọi thông tin và câu hỏi cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc email one@matbao.com.