Tổng đài điện thoại từ lâu đã là công cụ được các doanh nghiệp sử dụng. Kỷ nguyên 4.0 tiếp tục mang đến nhiều tính năng hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu từ bán hàng, tư vấn, thu thập dữ liệu cho đến tự động hóa. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp tổng đài thì đây chính xác là bài viết dành cho bạn.

Bạn đã biết chính xác tổng đài điện thoại là gì chưa?

Tổng đài điện thoại được định nghĩa là một hệ thống chuyển mạch tự động, cho phép các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau hoặc gọi ra ngoài trên cùng một đường thuê bao của nhà mạng cung cấp. 

Tham khảo: Call Center là gì? Call Center tích hợp AI là gì?

Nói cách khác, tổng đài điện thoại là hệ thống thoại để tạo nên các cuộc gọi. Tổng đài có thể chọn một số điện thoại đại diện như: đầu số cố định, di động, 1900, 1800. Mục đích chính của tổng đài điện thoại là giúp phục vụ nhu cầu liên lạc nội bộ cũng như giảm chi phí khi gọi ra ngoài. Với những cải tiến gần đây, nhiều chức năng mới được bổ sung và giúp tổng đài trở nên đa dụng hơn.

Vì sao các doanh nghiệp ngày nay phải sử dụng tổng đài điện thoại?

Hiện nay, mọi doanh nghiệp, tổ chức hay các nhà bán lẻ đều đã sử dụng tổng đài điện thoại. Ngoài mục đích cơ bản là phục vụ nhu cầu liên lạc thì tổng đài còn giúp tiết kiệm chi phí, chăm sóc khách hàng, quản lý cuộc gọi và xây dựng sự chuyên nghiệp.

Sự phát triển của công nghệ đã mang đến cho tổng đài những tính năng mới vô cùng hữu ích. Ví dụ như giám sát cuộc gọi, tích hợp các phần mềm CRM, tối ưu cước phí, nhận diện thương hiệu, thống kê, báo cáo dữ liệu, đều là những chức năng mà mọi doanh nghiệp mong muốn. Đặc biệt, tổng đài ngày nay còn cắt giảm chi phí lắp đặt, thiết bị, hệ thống, không cần đi dây, vô cùng tiện lợi.

Những loại hình tổng đài điện thoại phổ biến nhất hiện nay

Trải qua nhiều năm tồn tại và phát triển, tổng đài điện thoại cũng trở nên đa dạng hơn. Dưới đây là ba loại tổng đài được sử dụng phổ biến nhất. Tùy theo nhu cầu, điều kiện mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn.

• Mô hình tổng đài Analog truyền thống

Tổng đài Analog còn được biết đến với tên gọi tổng đài truyền thống. Hoạt động của tổng đài Analog sẽ dựa trên các đường dây được nối từ bưu điện đến điểm sử dụng, ví dụ như văn phòng hay công ty. Khi lắp đặt hay cần mở rộng, tăng số thiết bị, người dùng cần phải đăng ký với nhà mạng để tiến hành kéo dây.

Analog có nhược điểm là việc kéo dây khá rườm rà, khi số thiết bị tăng lên sẽ mất nhiều công sức để mở rộng. Do đường dây là duy nhất nên có thể bỏ lỡ cuộc gọi nếu máy bận. Tổng đài Analog chỉ có tính năng nghe gọi cơ bản, không thể sử dụng những tính năng nâng cao hiện đại.

• Tổng đài di động với Hotline là số điện thoại cá nhân

Tổng đài di động có đặc điểm là số điện thoại sẽ bắt đầu từ 09x và 08x thay vì số điện thoại bàn hoặc 1900, 1800. Khi đăng ký, doanh nghiệp cũng không cần phải kéo dây như tổng đài truyền thống. Cuộc gọi sẽ được kết nối qua tổng đài điện thoại IP, giúp các máy nhánh có thể nhận nhiều cuộc gọi bằng cách nghe trực tiếp hoặc phần mềm hay ứng dụng IP.

Khắc phục nhược điểm của tổng đài điện thoại cố định, tổng đài di động hướng đến sự tiện lợi. Hệ thống không cần đi dây, giảm chi phí lắp đặt, bảo dưỡng, linh động trong việc di chuyển và có thể tích hợp các phần mềm nghe gọi như Viber hay Zalo. Nhược điểm của mô hình này là đầu số cá nhân không tạo được sự chuyên nghiệp, khó khăn khi mở rộng vì phải dùng nhiều sim.

• Tổng đài ảo

Tổng đài ảo (Virtual Switchboard) ( là hệ thống cho phép thực hiện các cuộc gọi thông qua kết nối internet VOIP (viết tắt của Voice over Internet Protocol). Nói cách khác, tổng đài ảo chính là một phần mềm cho phép quản lý cuộc gọi trên nhiều thiết bị từ máy tính, điện thoại để bàn cho đến điện thoại di động.

Đây được xem là công nghệ mới đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay. Bạn có thể kết nối tất cả văn phòng, lắp đặt nhanh chóng, không cần đi đây, dễ dàng mở rộng quy mô. Đặc biệt, tổng đài ảo có thể tích hợp nhiều tính năng quản lý mạnh mẽ, ghi âm cuộc gọi, thống kê dữ liệu khách hàng hay tích hợp các phần mềm CRM, Zalo OA, website,….

Tham khảo: Sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Ưu điểm của tổng đài ảo là giúp giảm chi phí rất nhiều từ khâu lắp đặt, bảo dưỡng cho đến vận hành. Toàn bộ hệ thống sẽ được quản lý bởi một bên thứ ba nên không cần tốn thêm nhân sự của doanh nghiệp. Chỉ cần có internet là có thể gọi và nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu bằng nhiều thiết bị. Được tích hợp nhiều tính năng hiện đại để hỗ trợ công việc bán hàng, quản lý và chăm sóc khách hàng. Lắp đặt nhanh chóng, dễ dàng mở rộng quy mô khi có nhu cầu, không chiếm diện tích sử dụng.

Doanh nghiệp nên chọn tổng đài như thế nào?

Với nhiều loại tổng đài thì doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc khi đưa ra lựa chọn. Chọn tổng đài phù hợp giúp cho doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu trong công việc. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, năng suất làm việc. Dưới đây là những tiêu chí để lựa chọn một tổng đài:

• Chi phí lắp đặt, triển khai, vận hành và bảo dưỡng: Mỗi loại tổng đài đều có những khoản chi phí khác nhau. Doanh nghiệp cần đảm bảo con số phù hợp để có được chất lượng cuộc gọi tốt nhất. 
• Đầu số 1800, 1900, cố định hay di động: Đầu số cố định phù hợp với các doanh nghiệp, đáp ứng cả nghe gọi và hỗ trợ gọi quốc tế. Đầu số di động có tính linh động, dễ triển khai, không cần lắp đặt. Đầu số tổng đài 1800 miễn cước cho khách gọi vào, tính cước cho doanh nghiệp. Lưu ý đầu số 1800 và 1900 chỉ nhận mà không thể thực hiện cuộc gọi đi.
• Tổng đài analog hay tổng đài ảo: Tổng đài analog kết nối qua mạng điện thoại, ổn định nhưng ít tính năng, chi phí cao, lắp đặt tốn kém, phải đi dây. Tổng đài ảo dùng kết nối internet, lắp đặt nhanh chóng, giá cước thấp, linh động.
• Hỗ trợ phân bố, chuyển hướng cuộc gọi: Các tổng đài hiện nay có hỗ trợ tính năng nhận diện và chuyển hướng cuộc gọi. Từ đó, giúp kết nối khách hàng đến đúng nhân viên tư vấn hoặc chuyển hướng đến bộ phận khác khi đường dây bận.

Giải pháp tổng đài AI Call Center cho doanh nghiệp từ Mắt Bão One 

Tổng đài AI Call Center là giải pháp tổng đài ảo được tích hợp công nghệ AI do Mắt Bão cung cấp. Hướng đến mục tiêu phục vụ nhu cầu chăm sóc khách hàng, tổng đài AI sở hữu nhiều tính năng mới, hiện đại. Chức năng hiển thị tên doanh nghiệp để tăng tính nhận diện, giám sát cuộc gọi bằng AI để đánh giá chất lượng và tích hợp các phần mềm CRM để quản lý thông tin khách hàng, nâng cao trải nghiệm.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo AI hoạt động trên đám mây (Cloud), không tốn chi phí đầu tư thiết bị, hạ tầng.. Các doanh nghiệp cần tổng đài điện thoại nội bộ sẽ được miễn phí hoàn toàn. Cước phí cuộc gọi cho khách hàng được tối ưu. Toàn bộ việc vận hành, bảo dưỡng sẽ do Mắt Bão trực tiếp đảm nhận, không tốn thêm chi phí hay nhân lực.

Một hệ thống mini CRM sẽ được tích hợp để hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng. Doanh nghiệp có thể tạo liên hệ, tìm kiếm theo bộ lọc, ghi chú thông tin cuộc gọi và nhận được pop-up thông báo người gọi đến. Các tính năng quản trị, báo cáo, thống kê cho phép trích xuất dữ liệu, phân quyền cũng rất được tin tưởng.

Sản phẩm nhận được sự tín nhiệm từ hơn 2.000+ khách hàng. Tổng đài AI Call Center hiện được phân phối với nhiều mức giá. Không chỉ doanh nghiệp mà các cửa hàng, đơn vị bán lẻ, kinh doanh online cũng có thể trải nghiệm. Để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp thắc mắc vui lòng liên hệ hotline (028) 7777 7788 hoặc email one@matbao.com.