Phần mềm telesale là một công cụ hỗ trợ hoạt động bán hàng qua điện thoại được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Ngày nay, các phần mềm gọi điện telesale ngày càng phổ biến với nhiều tính năng hiện đại. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu chi tiết về công cụ này.

Phần mềm telesale là gì? Vì sao công cụ này trở nên phổ biến?

Phần mềm telesale là một hệ thống được phát triển để tối ưu hoạt động telesale của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các phần mềm gọi điện telesale ngày càng đa năng hơn. Nhiều tính năng mới được cập nhật, bổ sung để nâng cao hiệu suất telesale cũng như giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên, giám sát, đánh giá chất lượng cuộc gọi hay kết nối với các ứng dụng bên thứ ba.

Trong bối cảnh thị trường telesale ngày càng phát triển, nhu cầu gia tăng nhanh chóng. Tuy nhiên, việc liên lạc với khách hàng ngày nay đã trở nên phức tạp hơn. Telesale không chỉ sử dụng điện thoại mà còn phải kết hợp các ứng dụng cuộc gọi, tin nhắn, nền tảng mạng xã hội,…. Điều đó đã đặt ra nhiều thách thức với tổng đài truyền thống.

Tham khảo: Bán hàng qua điện thoại quy trình, kỹ năng, công cụ

Sự xuất hiện của phần mềm telesale hay tổng đài ảo là một giải pháp hiệu quả đã được kiểm chứng. Các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và tra cứu thông tin khách hàng, ghi âm cuộc gọi, quản lý nhân viên telesale, tiết kiệm chi phí cuộc gọi, thực hiện gọi tự động (auto call),…. Những lợi ích mà công cụ này mang lại thực sự là một cuộc cách mạng.

Lợi ích mà phần mềm telesale mang lại

Khi sử dụng phần mềm telesale, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận thấy sự khác biệt. Từ việc quản lý các nhân viên telesale cho đến hiệu quả công việc và đặc biệt là chi phí đầu tư đều được cải thiện. Dưới đây là một số lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi dùng phần mềm này.

• Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên telesale

Phần mềm gọi điện telesale góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của các nhân viên telesale. Bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng trực tiếp, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt, kiểm soát và xử lý các trường hợp nhanh chóng. Qua đó, mỗi cuộc gọi đều được cá nhân hóa với chất lượng tốt hơn và nhanh hơn, cho phép tiếp nhận nhiều cuộc gọi hơn.

• Tiết kiệm chi phí so với tổng đài truyền thống

Việc xử lý các cuộc gọi nhanh chóng và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi cuộc gọi góp phần giảm cước phí. Đối với hệ thống tổng đài ảo VoIP còn miễn phí cuộc gọi kết nối qua internet. Hệ thống tổng đài ảo cũng không cần đi dây hay đầu tư trang thiết bị và nhân sự vận hành, cắt giảm nhiều chi phí không cần thiết.

• Thuận lợi trong khâu quản lý và chăm sóc khách hàng

Đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, một phần mềm quản lý telesale là vô cùng cần thiết. Những tính năng như ghi âm, nghe lại cuộc gọi, cập nhật thông tin khách hàng, phân quyền, trích xuất dữ liệu sẽ đóng vai trò cốt yếu. Công cụ này giúp kiểm soát và đánh giá chất lượng của mỗi nhân viên, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

• Khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba

Các phần mềm CRM, Zalo, ứng dụng từ những bên thứ ba ngày càng phổ biến. Chung cung cấp những tính năng quản lý, tiếp cận, kết nối với khách hàng. Tuy nhiên, quá nhiều ứng dụng sẽ khiến việc quản lý trở nên phức tạp. Vì thế, phần mềm telesale với khả năng tích hợp là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên.

• Phân tích, báo cáo, thống kê dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng

Trong thời đại dữ liệu như hiện nay, các doanh nghiệp cần nắm bắt dữ liệu theo thời gian thực. Điều đó giúp họ tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, mở ra nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. Một phần mềm telesale không chỉ tập trung vào những tính năng gọi điện, nhắn tin mà còn phải có khả năng báo cáo, thống kê dữ liệu.

Những hạn chế của tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống trước đây từng rất được ưa chuộng nhờ sự ổn định và tính bảo mật cao. Tuy nhiên, vì đặc thù khó thay đổi nên hệ thống này ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế. Dưới đây là vài phương diện mà doanh nghiệp có thể cần cân nhắc trước khi triển khai.

• Quy trình thiết lập và cài đặt: Quy trình này đối với tổng đài truyền thống thường mất nhiều thời gian, hệ thống phức tạp, cần đi dây, thiết bị,…. Trong khi đó, tổng đài ảo không cần lắp đặt, chạy trên nền tảng đám mây, thiết lập nhanh chóng, dễ sử dụng.
• Chi phí đầu tư và vận hành: Tổng đài truyền thống yêu cầu doanh nghiệp đầu tư khá nhiều. Bên cạnh chi phí còn có nguồn nhân lực để vận hành, bảo trì hệ thống. Tổng đài ảo thường được cung cấp bởi bên thứ ba nên không mất chi phí và nhân lực cho khâu này.
• Các tính năng và đặc điểm: Tổng đài truyền thống thường có những tính năng cơ bản như nghe, gọi, giữ máy, chuyển tiếp cuộc gọi. Tổng đài ảo có nhiều chức năng hơn và vẫn tiếp tục được phát triển để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tích hợp với các ứng dụng, phần mềm khác: Việc này hầu như không thể thực hiện trên tổng đài truyền thống. Ở chiều ngược lại, tổng đài ảo rất dễ dàng tích hợp với các phần mềm CRM/ERP, website, ứng dụng bên thứ ba.
• Khả năng mở rộng quy mô: Để mở rộng quy mô trên tổng đài truyền thống tương đối phức tạp. Trong khi tổng đài ảo lại luôn có sẵn và có thể nói là không bị giới hạn.

Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn phần mềm telesale

Việc sử dụng phần mềm telesale đã trở thành một xu hướng hiện nay. Trên thị trường có rất nhiều phần mềm từ miễn phí đến trả phí. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ phù hợp để phát huy tối đa hiệu quả. Một vài tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn đánh giá lựa chọn của mình.

• Nhu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến

Số lượng cuộc gọi trung bình mà doanh nghiệp có thể nhận hoặc thực hiện là bao nhiêu? Các phần mềm, ứng dụng, tính năng nào thực sự quan trọng và cần thiết? Mục tiêu trong tương lai là gì?. Những câu hỏi này sẽ giúp định hình công cụ mà doanh nghiệp cần.

• Cân nhắc chi phí đầu tư phù hợp với quy mô

Phần mềm telesale được thiết kế để đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn và rất lớn. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định con số đầu tư phù hợp để tránh tình trạng vượt quá ngân sách.

• Chọn nhà cung cấp chất lượng, uy tín

Nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, ngày càng nhiều đơn vị cung cấp xuất hiện. Dù vậy, chất lượng dịch vụ và uy tín của mỗi nhà cung cấp là khác nhau. Bạn cần trải nghiệm thực tế để đưa ra được đánh giá chính xác nhất. Nhà cung cấp có uy tín không? Đội ngũ hỗ trợ có hoạt động nhanh chóng khi có sự cố không?.

• Ưu tiên các phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng

Đại đa số nhân viên telesale không được đào tạo để sử dụng các phần mềm chuyên sâu. Một tổng đài telesale với giao diện phức tạp sẽ làm thao tác trở nên khó khăn và chậm chạp.

• Đảm bảo yếu tố bảo mật dữ liệu

Khi sử dụng phần mềm telesale trên nền tảng đám mây thì yếu tố bảo mật là rất quan trọng. Hãy lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có thể đảm bảo tính bảo mật đối với các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Phần mềm gọi điện telesale Call Center AI từ Mắt Bão One

Call Center AI là giải pháp tổng đài gọi điện telesale được Mắt Bão One phát triển với nhiều tính năng được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp,mang lại nhiều lợi ích như sau:

Tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng:

• Mở rộng phạm vi tiếp cận: Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài Call Center để liên hệ với số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn, giúp tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng.
• Tự động hóa quy trình gọi điện: Tổng đài Call Center có thể tự động hóa quy trình gọi điện, giúp nhân viên Telesale tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc tư vấn bán hàng.

Nâng cao hiệu suất bán hàng:

• Hỗ trợ tư vấn bán hàng: Nhân viên Telesale có thể sử dụng các tính năng như ghi âm cuộc gọi, theo dõi lịch sử tương tác với khách hàng để tư vấn bán hàng hiệu quả hơn.
• Quản lý chiến dịch Telesale: Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài Call Center để quản lý các chiến dịch Telesale, theo dõi hiệu quả của từng chiến dịch và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động Telesale: Doanh nghiệp có thể sử dụng các báo cáo chi tiết của tổng đài Call Center để đánh giá hiệu quả hoạt động Telesale, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng:

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng nhanh chóng: Tổng đài Call Center giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng nhanh chóng, kịp thời, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng đa kênh: Doanh nghiệp có thể tích hợp tổng đài Call Center với các kênh chăm sóc khách hàng khác như email, chat online, v.v. để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng đa kênh, liền mạch.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng ghi âm cuộc gọi, đánh giá chất lượng dịch vụ để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Nâng cao tính chuyên nghiệp:

• Tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp: Việc sử dụng tổng đài Call Center giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng.

Trên đây là những thông tin mà bạn cần biết về phần mềm Telesale. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn đánh giá được tầm quan trọng của phần mềm gọi điện telesale. Để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp những thắc mắc về Call Center AI vui lòng liên hệ theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc email one@matbao.com.