Một trong những công cụ hiệu quả giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng và duy trì lòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp phải kể đến tổng đài 1800. Điều này được thể hiện rõ ràng qua những ưu điểm nổi bật sau đây.
Một số ưu điểm nổi bật từ tổng đài 1800
Tổng đài 1800 được hiểu đơn giản là số tổng đài thường được các tổ chức doanh nghiệp, nhà nước hoặc công ty sử dụng nhằm mang đến giải pháp chăm sóc khách hàng từ sản phẩm, dịch vụ thông qua việc giải đáp, cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.
Đặc điểm nổi bật của số điện thoại này là không tính phí cho người gọi đến mà mọi chi phí sẽ được tổ chức hay doanh nghiệp chi trả, tạo điều kiện thuận lợi, giúp khách hàng có thể yên tâm gọi đến để nhận sự hỗ trợ từ doanh nghiệp hay tổ chức mà không quá lo lắng về chi phí cuộc gọi. Những ưu điểm nổi bật từ tổng đài 1800 phải kể đến như:
Cuộc gọi miễn phí
Khi gọi đến số tổng đài 1800, khách hàng sẽ không phải trả khoản phí nào, do đó việc liên hệ đến công ty hay doanh nghiệp trong quá trình hỏi và lắng nghe giải đáp sẽ thoải mái hơn, từ đó tạo dựng được sự tin tưởng hơn đối với nơi mình liên hệ.
Chăm sóc khách hàng tốt hơn
Không chỉ đơn thuần giải đáp thắc mắc khách hàng, tổng đài 1800 còn hỗ trợ doanh nghiệp thu thập được nhiều thông tin, ý kiến, phản hồi từ khách hàng, từ đó đưa ra những cách giải quyết vấn đề nhanh chóng, làm hài lòng khách hàng và cũng là cách cải thiện, nâng cấp dịch vụ ngày một tốt hơn.
Dễ dàng quản lý cuộc gọi
Với tổng đài 1800, doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi các cuộc gọi dễ dàng từ khách hàng, từ đó quy trình làm việc được tối ưu hơn và đảm bảo hiệu suất công việc tốt hơn.
Tạo dựng uy tín trong lòng khách hàng
Việc được lắng nghe giải đáp một cách miễn phí dù đặt bất cứ câu hỏi nào hay có những khúc mắc nào về sản phẩm, dịch vụ, sẽ giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm. Điều này sẽ dần dần xây dựng nên uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trước thực trạng cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.
Hỗ trợ khách hàng 24/7
Với cách thức hoạt động 24/7, tổng đài 1800 có thể hỗ trợ khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào, chỉ cần gọi đến là lập tức được hỗ trợ ngay. Đây là điều vô cùng quan trọng để duy trì sự kết nối cũng như giữ chân khách hàng.
Tổng đài 1800 hoạt động như thế nào?
Dựa trên hệ thống điện thoại tự động nên tổng đài 1800 có thể tiếp nhận cuộc gọi đến từ khách hàng cũng như chuyển tiếp đến các bộ phận hỗ trợ chuyên môn. Theo đó, hệ thống này có những loại chức năng được phân chia như sau:
Hệ thống tự động IVR (Interactive Voice Response): Hệ thống này giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn dịch vụ mà mình yêu cầu như nhấn phím 1 gặp ai, nhấn phím 2 để nhận sự hỗ trợ nào hoặc hỏi về chính sách nào… Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm một cách hiệu quả.
Phân chia cuộc gọi: Thông thường một doanh nghiệp sẽ có nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận sale, bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận kỹ thuật…Nếu chỉ gọi điện bình thường sẽ khiến khách hàng phải chờ đợi rất lâu, giảm đi sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên với tổng đài 1800 thì ngược lại, từ tính năng phân chia đến các bộ phận một cách tự động sẽ dễ dàng hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Ghi âm cuộc gọi: Với tính năng này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng ghi lại thông tin cuộc trò chuyện cũng như phân tích về chất lượng dịch vụ một cách hiệu quả. Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Lợi ích từ tổng đài 1800 ứng dụng vào doanh nghiệp
Tổng đài 1800 có vai trò vô cùng quan trọng, hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả, đây là một trong những yếu tố then chốt quyết định để doanh nghiệp đó có duy trì và phát triển bền vững hay không, nhất là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn. Theo đó, để quá trình xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng một cách tốt nhất, tổng đài 1800 đã hoàn thành đúng “nhiệm vụ” của mình thông qua việc:
Chăm sóc khách hàng:
Nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng cách tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng, không để khách hàng chờ lâu, giải quyết vấn đề cho khách hàng một cách nhiệt tình, thấu đáo nhờ phân chia cuộc gọi đúng bộ phận. Bên cạnh đó, thông qua việc phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể thu thập thông tin, sau đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện sản phẩm/dịch vụ.
Những yếu tố này sẽ góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, từ việc khiến nhiều khách hàng có xu hướng quay lại sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.
Hỗ trợ Marketing
Bên cạnh hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng, tổng đài 1800 còn được ứng dụng trong các chiến dịch marketing để quảng bá thương hiệu, cụ thể:
Quảng cáo thông qua các chương trình sự kiện, khuyến mãi: Những chương trình này sẽ được thông tin qua tổng đài 1800, cách kết nối này giúp khách hàng có cơ hội tiếp cận nhiều ưu đãi hấp dẫn, đặc biệt.
Phân tích dữ liệu: Thông qua các cuộc gọi từ tổng đài 1800, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập dữ liệu, sau đó phân tích hành vi khách hàng, từ đó đưa ra được những chiến lược tối ưu hóa, hỗ trợ marketing phát triển sản phẩm một cách hiệu quả nhất.
Chăm sóc sau bán hàng: Việc sử dụng tổng đài 1800 để hỏi về mức độ hài lòng hay hỗ trợ khách hàng bất kỳ vấn đề gì cũng là cách để tăng cường sự gắn kết từ khách hàng với thương hiệu.
Như vậy, có thể thấy tổng đài 1800 là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng. Vì thế, triển khai hệ thống tổng đài này không chỉ là bước đi chiến lược nâng tầm dịch vụ mà còn tạo sự khác biệt, chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong thị trường đầy sự cạnh tranh như ngày nay.
