Đăng ký sử dụng email tên miền là bước đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp nhưng để duy trì sự chuyên nghiệp dài lâu hơn, bạn nên chú ý trong việc sử dụng, viết email nhé.
Kiểm tra địa chỉ email kỹ trước khi gửi đi
Tối kỵ nhất khi gửi email là gửi nhầm, đặc biệt với những bức thư thuộc dạng tuyệt mật nếu bạn gửi nhầm địa chỉ điều này có thể gây nên tổn thất lớn cho doanh nghiệp của mình đấy.
Cho nên, trước khi gửi các email doanh nghiệp, bạn cần kiểm tra kỹ địa chỉ email, đảm bảo nó đúng là địa chỉ bạn đang cần gửi thư đi thì mới nhấn nút gửi. Tin vui cho những người hay chểnh mảng trong việc gửi thư là nếu bạn dùng gmail, bạn có thể hoàn tác trong trường hợp gửi nhầm nhưng đừng dựa vào tính năng này mà thiếu sự cẩn thận bạn nhé.
Thao khảo: Bảng giá tổng đài ảo tại Mắt Bão One
Không viết địa chỉ email người trước và trong khi viết nội dung email
Sẽ chẳng hay ho gì nếu bạn nhấn gửi thư đi trong khi thư còn đang mới bắt đầu soạn thảo hoặc soạn thảo giữa chừng.
Vì thế để chắc chắn bạn sẽ gửi thư đi khi nội dung đã được hoàn tất, người viết email nên xóa địa chỉ người nhận và nhập lại sau khi đã viết xong nội dung email theo tên miền, đây là mẹo viết cẩn trọng mà ai cũng nên áp dụng.
Sử dụng font chữ phổ biến, thân thiện khi viết email
Khi viết email thì quy tắc cơ bản bạn phải đạt được về mặt nội dung là viết sao cho người khác đọc và hiểu được nó dễ dàng, nhanh chóng nhất. Việc thể hiện văn bản cũng đóng vai trò quan trọng giúp người đọc dễ tiếp nhận nội dung thư.
Thế nên, khi viết email server, bạn nên sử dụng font chữ phổ biến như Arial, Calibri, Times New Roman kích cỡ chữ từ 10 – 12, màu chữ đen là tốt nhất.
Cố gắng trả lời hết mọi email gửi đến cho bạn
Là người bận rộn nhiều khi bạn sẽ không có đủ thời gian để kiểm tra email huống chi là có thời gian để trả lời từng email nhưng bạn hãy cố gắng làm điều đó.
Thậm chí với cả những email gửi nhầm cho bạn, nhất là trong email tên miền mà họ đã soạn thảo có ý mong bạn hồi đáp sớm. Người nhận dù đúng hay sai cũng nên hồi đáp để người viết kịp thời nắm bắt thông tin, khỏi mong chờ.
Bạn nên nhớ một email trả lời thực không hề lớn lao nhưng nó thể hiện một phong cách giao tiếp qua email chuyên nghiệp, thân thiện, sẽ tạo ấn tượng tốt đặc biệt là với người gửi làm chung công ty hay cùng một lĩnh vực với bạn.
Hi vọng qua các mẹo này bạn sẽ sử dụng email tên miền của mình ngày càng chuyên nghiệp, tiện dụng hơn nhé. Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
