Hướng dẫn định tuyến cuộc gọi, tạo mã pin, điều hướng cuộc gọi theo quy luật thời gian

Định tuyến cuộc gọi

Cuộc gọi ra (Outbound Route )

Với các doanh nghiệp thì ngoài nhu cầu gọi nội bộ trong công ty thì còn phải liên hệ với các khách hàng, do đó hệ thống tổng đài nội bộ cần được kết nối với mạng điện thoại truyền thống, di động, quốc tế,… Để làm được điều đó thì công ty cần phải đăng ký dịch vụ trung kế với các nhà mạng viễn thông, có thể sử dụng kết nối CO, E1 hoặc sip trunk. Tiếp theo cấu hình cuộc gọi ra (Outbound Route) để định tuyến cuộc gọi đến nhà cung cấp khi các nhân viên có nhu cầu gọi ra ngoài .

Chọn vào thư mục Định tuyến => Cuộc gọi ra (Outbound Route) => Thiết lập cuộc gọi để tạo và cấu hình cuộc gọi ra với các thông số sau:

Chọn vào để thiết lập cuộc gọi ra

Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho định tuyến các cuộc gọi ra tổng đài.
Cấu hình độ ưu tiên: Lựa chọn độ ưu tiên gọi ra nếu trên tổng đài có nhiều hướng gọi ra khách nhau.
Chọn đầu số: Lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp cho các cuộc gọi ra.
Quy định gọi ra: Thêm quy định cho việc bấm số máy gọi ra. Có 4 thành phần như sau:
- Prepend: Áp dụng cho các cuộc gọi ra cần mã quốc gia hay các cuộc gọi cần mã tỉnh, tính năng cho phép thêm trước số vào đầu số gọi ra.
  - Ví dụ: gọi ra quay số 73XXXXXX thì sẽ tự động thêm 08 vào phía trước số: 0873XXXXXX. (08 là mã tỉnh thành phố Hồ Chí Minh).
- Prefix: Áp dụng cho quy định gọi ra của tổng đài.
  - Ví dụ: khi thực hiện cuộc gọi ra tới số 9XXXXXXXX thì trước đó phải bấm phím số 84 -> 849XXXXXXXX (tổng đài sẽ tự động bỏ Prefix 84 ).
  - Kết hợp với “Prepend”, khi quay số 849XXXXXXXX, tổng đài sẽ tự động xóa số 84 và thay thế vào bằng số 0 -> kết quả cuộc gọi ra sẽ có đầu số như sau: 09XXXXXXXX (đầu số di động).
- Match Patten: Tính năng quy định số được phép gọi ra. Bao gồm:
  - X: Match với các số từ 0 đến 9.
  - Z: Match với các số từ 1 đến 9.
  - N: Match với các số từ 2 đến 9
- Match với 1 hay nhiều ký tự bất kỳ. Sử dụng tính năng này khi cho phép bất kỳ số nào cũng có thể gọi ra.
- CallerID: Tính năng được sử dụng chỉ cho phép những số nội bộ nào được thiết lập trong này mới có quyền gọi ra theo cấu trúc Prepend+Prefix + Match Patten đã quy định, ký tự đặc biệt “[, -, ]” được sử dụng để cấu hình một dãy số.
  - Ví dụ: 1[0-1]N cho phép các số nội bộ từ 102 đến 119 được phép gọi ra ngoài.

Tương tự như cấu hình số nội bộ hay nhóm nội bộ , người quản trị có thể thiết lập lại các cấu hình trên nút chức năng như cập nhật thông tin và xóa .

Cuộc gọi vào ( Inbound Route )

Để nhận cuộc gọi từ bên ngoài di động, điện thoại bàn thì cần cấu hình thêm cuộc gọi vào Inbound Route. Việc định tuyến cuộc gọi vào là tùy theo nhu cầu của từng công ty, có thể phát lời chào, cho gọi nhóm hoặc định tuyến theo thời gian hoặc một cấu hình khác.

Chọn vào thư mục Định tuyến => Cuộc gọi vào (Inbound Route) => Thiết lập cuộc gọi để thiết lập với thông số :

Chọn để thiết lập cuộc gọi ra

Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho định tuyến các cuộc gọi vào.
Số cố định: Nhập đầu số tổng đài.
Chuyến cuộc gọi tới: Chuyển tiếp các cuộc gọi vào tới đích đến phù hợp với kịch bản hoạt động tổng đài.

Tạo mã Pin

Cho phép người quản trị tạo mã Pin khi gọi ra

Chọn vào thư mục Định tuyến => Thiết lập mã Pin => Tạo mã Pin để thiết lập mã Pin

Tạo mã Pin mới

Sau khi tạo xong Mã PIN ta vào “Gọi ra (Outbound Route)” chọn vào của đầu số nào cần thiết lập Mã PIN.

Chọn mã PIN mà đã tạo rồi Cập nhật

Lưu ý: Nếu người quản trị muốn quy định những số nội bộ nào gọi ra không cần nhập mã Pin, thì người quản trị phải vào Số Nội Bộ để thiết lập “Bật” tính năng “Bỏ qua xác thực mã Pin gọi ra“.

Điều hướng cuộc gọi theo quy luật thời gian

Tạo quy luật thời gian gọi

Mỗi quy luật thời gian gọi được cấu hình ứng với một điều kiện thời gian nào đó, quản trị viên có thể cấu hình theo điều kiện giờ/ngày/tháng. Quy luật thời gian được tạo ra để kiểm tra thời gian và thực hiện định tuyến cuộc gọi tương ứng, có thể hiểu đơn giản là đúng giờ thì thực hiện action 1, khác giờ sẽ thực hiện action 2.

Chọn vào thư mục Thời gian gọi => Quy luật gọi => Thêm danh mục để tạo ra danh mục thời gian gọi

Chọn để thêm danh mục thời gian mới

Sau khi tạo ra danh mục thời gian , ta chọn vào danh mục vừa tạo để thiết lập mốc thời gian cho danh mục đã tạo .

Kịch bản: Tạo danh mục thời gian với tên là ‘GIO LAM VIEC ’ và thiết lập mốc thời gian được đặt là từ 8h-11h30 và 13h-17h30

chọn vào để xóa danh mục đã tạo

Điều hướng cuộc gọi

Sau khi tạo được quy luật thời gian cho từng kịch bản riêng của công ty , người quản trị có thể lấy quy luật này dùng làm điều kiện để điều khiển các cuộc gọi vào thời gian đã đưa ra .

Chọn thư mục Thời gian gọi => Điều hướng cuộc gọi => Thêm điều hướng cuộc gọi để tạo một điều hướng cuộc gọi với các thông số sau :

Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị.
Chọn quy luật thời gian: Lựa chọn quy luật thời gian phù hợp để phục vụ cho việc điều hướng các cuộc gọi.
Chuyển tiếp các cuộc gọi: Với mỗi mục trùng/không trùng quy luật thời gian gọi sẽ được chuyển hướng cuộc gọi theo mỗi kịch bản khác nhau.
Kịch bản minh họa: Tạo danh mục thời gian với tên là ‘GIO LAM VIEC’ và thiết lập mốc thời gian được đặt là từ 8h – 11h30 và 13h – 17h30 . Thiết lập điều hướng cuộc gọi với kịch bản :
Đúng với quy luật thời gian cuộc gọi sẽ chuyển tiếp với nhóm nội bộ < P NHAN SU 601 >
Không đúng với quy luật thời gia sẽ chuyển về một thông báo .

Tạo một điều hướng cuộc gọi

Nếu doanh nghiệp quan của bạn tâm về giải pháp tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.