Chuyển đổi số năm 2021, các doanh nghiệp SME cần lưu ý và tập trung đầu tư vào 5 lĩnh vực này để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến nhiều thăng trầm của nền kinh tế thế giới. Đặc biệt là những ảnh hưởng rất lớn từ đại dịch Covid-19. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chính là đối tượng chịu tổn thất nặng nề.

Trong khi những tập đoàn lớn có đủ nguồn lực hoặc vận dụng tốt kỹ thuật công nghệ để hóa “nguy” thành “an”. Tuy nhiên, những doanh nghiệp SME lại khó có thể làm được điều này.

Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tồn tại và phát triển trong môi trường kinh tế đầy biến động? Câu trả lời chỉ có một – Đó là “Chuyển đổi số”. Đây là giải pháp hoàn hảo để doanh nghiệp có thể phục hồi nhanh chóng và nâng cao sức cạnh tranh của mình trong nền kinh tế toàn cầu.

Chuyển đổi số là gì? 

Khi nhắc đến cụm từ “Chuyển đổi số”, rất nhiều doanh nghiệp cho rằng đó là sự tốn kém không cần thiết, mất thời gian. Hay chuyển đổi số không phải là “sân chơi” để các doanh nghiệp SME tham gia vào. Đây là suy nghĩ hết sức sai lầm.

Chuyển đổi số là việc tích hợp các công nghệ hiện đại để cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nó không phải là giải pháp có thể cho bạn thấy kết quả nhanh chóng hay chỉ được thực hiện một lần. Chuyển đổi số là một quá trình liên tục tối ưu và cần có kế hoạch bài bản và chi tiết.

Chuyển đổi số không đơn giản là việc tạo ra một Website hay trang thương mại điện tử. Đó là một sự thay đổi thiện về văn hóa doanh nghiệp và được phản ánh trên nhiều khía cạnh khác nhau.

Vì sao các doanh nghiệp SME nên chuyển đổi số?

Nếu được thực hiện thành công, chuyển đổi số có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Cải thiện doanh thu
• Tiếp cận thị trường mới
• Nâng cao hiệu suất làm việc
• Thúc đẩy các mối quan hệ
• Quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và an toàn hơn
• Tăng khả năng cạnh tranh
• …

Không phải doanh nghiệp nào khi triển khai chuyển đổi số đều có thể thành công. Nếu không có kế hoạch, nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn các công cụ phù hợp, thì thất bại là điều khó tránh khỏi. Tuy vậy, đây không phải là việc bất khả thi đối với công ty có quy mô nhỏ.

Các lĩnh vực chuyển đổi số mà các doanh nghiệp SME cần quan tâm

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tập trung khai thác 5 lĩnh vực sau đây khi đầu tư vào chuyển đổi số:

Tổng đài số

Bất chấp sự gia tăng của các kênh liên lạc thay thế (trò chuyện trực tiếp, cập nhật phương tiện truyền thông xã hội,…). Người dùng vẫn tương tác với doanh nghiệp thông qua giọng nói, tức là các cuộc gọi điện thoại. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn vẫn nên sử dụng các hệ thống tương tự chưa thích ứng tốt với nền kinh tế kỹ thuật số.

Chuyển sang tổng đài số (VoIP) được lưu trữ trên máy chủ là điều tất yếu vào thời điểm này. Nó không tốn kém quá nhiều nguồn lực mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Quản lý hiệu quả các cuộc gọi đến và đi
• Tích hợp với các công cụ kỹ thuật số khác như Email, hội nghị truyền hình, nhắn tin,…
• Tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp như CRM và ERP
• Cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian lưu giữ
• Điều hướng cuộc gọi đến phòng ban cần thiết
• Hỗ trợ đội ngũ Sales đạt được mục tiêu của họ
• Tăng doanh thu và lợi nhuận bằng cách hợp lý hóa các quy trình kinh doanh

Tổng đài số được lưu trữ thậm chí có thể giúp bạn xây dựng giá trị thương hiệu, cải thiện khả năng nhận diện thương hiệu và giữ chân khách hàng. VoIP là tiêu chuẩn giao tiếp bằng giọng nói của tương lai và là một phần không thể thiếu của mọi doanh nghiệp.

Digital Marketing

Như đã đề cập trước đó, chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là thay đổi về mặt thẩm mỹ. Sẽ không đủ nếu bạn chỉ thiết lập một trang Web hoặc một tài khoản mạng xã hội. Nhưng đây là những yếu tố cần thiết mà mọi doanh nghiệp phải có, bất kể quy mô hay ngành nghề nào. Sự hiện diện kỹ thuật số làm tăng giá trị theo nhiều cách cho doanh nghiệp của bạn, từ việc cung cấp thông tin cho khách hàng đến lợi nhuận tốt hơn.

Các hình thức quảng cáo truyền thống như quảng cáo thương mại hoặc quảng cáo Billboard thường quá đắt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người tiêu dùng hiểu biết về truyền thông ngày nay cũng cảnh giác hơn với các kênh tiếp thị truyền thống. Tuy nhiên, lời giới thiệu từ bạn bè của họ trên mạng xã hội hoặc Video của một kênh phổ biến có thể làm nên điều kỳ diệu cho thương hiệu của bạn.

Chiến lược Digital Marketing nhìn chung không tốn kém và hiệu quả hơn nhiều. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, các kênh tiếp thị Digital Marketing hiệu quả bao gồm Social Media, công cụ tìm kiếm, Video Marketing,… Do đó, các doanh nghiệp SME cũng dễ dàng nắm bắt các công cụ tiếp thị kỹ thuật số hơn.

Làm việc từ xa

Sự ảnh hưởng của Đại dịch Covid-19 trong thời gian vừa qua đã khiến xu hướng làm việc từ xa (Work From Home – WFH) trở nên phổ biến hơn. Thực tế, các chuyên gia dự đoán rằng nhiều tổ chức sẽ chuyển đổi sang môi trường chỉ làm việc từ xa trong thập kỷ tới. WFH đã giúp rất nhiều tập đoàn lớn tồn tại trong năm 2020 vừa qua một cách tương đối bình yên. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp nhỏ không thể cung cấp quyền truy cập vào cơ sở hạ tầng cần thiết hoặc các công cụ kỹ thuật số để có thể làm việc từ xa cho nhân viên họ.

Không có thời gian nào tốt hơn để xem xét kỹ hơn làm việc từ xa và các công cụ cho phép nó. Các doanh nghiệp nên cho phép nhân viên của bạn làm việc từ bất kỳ địa điểm nào. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp trở nên bền vững hơn. Tổ chức của bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc khi trải qua đại dịch, thảm họa thiên nhiên, hay nhiều tình huống khắc nghiệt khác. Nhưng những công cụ nào bạn cần để biến điều này thành hiện thực?

Việc chuyển đổi sang làm việc từ xa đòi hỏi nhiều thay đổi. Bạn sẽ cần phải xem xét cơ sở hạ tầng hiện tại của mình để hỗ trợ quá trình chuyển đổi. Điều đó có nghĩa là cải thiện mạng dữ liệu của bạn về tốc độ, băng thông, phần cứng và phần mềm. Bên cạnh đó, nhân viên thiết bị phù hợp để làm việc tại nhà. Tùy thuộc vào vai trò công việc của họ, họ sẽ cần máy tính hoặc máy tính xách tay, thiết bị di động để gọi điện thoại, tai nghe và micro, máy ảnh để trò chuyện video,…

Làm việc từ xa cũng yêu cầu các công cụ cộng tác, giám sát và báo cáo cập nhật thường xuyên. Nhân viên của bạn sẽ có thể làm việc trên các dự án nhóm và hợp tác thành một nhóm ngay cả khi họ không làm việc cùng nhau trong văn phòng. Tương tự, các nhà quản lý và giám sát cần có các công cụ đầy đủ để đảm bảo nhân viên của họ luôn tập trung vào nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Phân tích và quản lý dữ liệu

Khối lượng dữ liệu chúng ta tạo ra hàng ngày là vô cùng khổng lồ. Rất nhiều tổ chức đang ghi lại và lưu trữ mọi tìm kiếm, hoạt động của người dùng trên môi trường trực tuyến. Việc nắm bắt dữ liệu này đã trở nên rất dễ dàng nhờ các công cụ kỹ thuật số nhưng việc lưu trữ, truy xuất và phân tích dữ liệu để có được những thông tin chi tiết hữu ích thì khó hơn nhiều.

Việc lưu trữ tất cả dữ liệu này có ích gì nếu bạn không thể sử dụng nó? Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thu thập dữ liệu này với hy vọng rằng nó sẽ là một tài sản có giá trị. Sự thật là dữ liệu chỉ có giá trị nếu bạn có thể phân tích và sử dụng nó khi cần thiết.

Hiện nay, có nhiều giải pháp kỹ thuật số có thể giúp bạn quản lý dữ liệu cũng như phân tích nó để có những hiểu biết hữu ích. Nhiều dịch vụ trong số này hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Điều này cho phép bạn dùng thử dịch vụ hoặc ứng dụng và quyết định xem nó có thể tăng thêm giá trị hay không. Một số dịch vụ tập trung vào việc lưu trữ dữ liệu, một số dịch vụ khác về truy xuất và tìm kiếm dễ dàng. Tuy nhiên, những người khác cung cấp các công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu.

Tính liên tục trong kinh doanh

Dữ liệu khách hàng không phải là thông tin duy nhất mà bạn cần lưu trữ và quản lý hiệu quả. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tạo ra dữ liệu như thông tin tài chính nhạy cảm, hồ sơ công ty, hồ sơ nhân viên,… Dữ liệu này rất quan trọng đối với hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đột nhiên mất quyền truy cập vào thông tin này? Doanh nghiệp của bạn vẫn có thể tiếp tục hoạt động bình thường chứ?

Ngay bây giờ, các doanh nghiệp cần thực sự quan tâm đến việc đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và khả năng phục hồi. Tính liên tục trong kinh doanh ở đây là có kế hoạch đối phó với bất kỳ cuộc khủng hoảng nào và bạn có thể tiếp tục làm việc với mức gián đoạn tối thiểu. Lấy đại dịch hiện tại làm ví dụ. Các doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa một cách nhanh chóng, phát minh lại sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc thích ứng với điều kiện hiện tại… Họ đã và đang đạt được những thành công nhất định.

Một lần nữa, các công cụ kỹ thuật số thể hiện tầm quan trọng của mình. Một dịch vụ tổng đài VoIP được lưu trữ sẽ cho phép nhân viên của bạn tiếp tục làm việc từ bất kỳ vị trí nào. Nhân viên làm việc từ xa có thể xử lý những gián đoạn nhỏ dễ dàng hơn nhiều vì không có phải chịu nhiều ảnh hưởng. Tương tự, việc triển khai các hệ thống sao lưu và bảo mật dữ liệu thích hợp có thể giúp bạn duy trì quyền truy cập vào dữ liệu kinh doanh quan trọng.

Kết luận 

Như bạn thấy đấy, chuyển đổi số không phải là một kế hoạch ngắn hạn. Đó là một quá trình lâu dài sẽ tiếp tục trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh của bạn. Những cải tiến mới trong công nghệ sẽ thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số liên tục. Vì vậy, hãy dành thời gian, nghiên cứu và bắt tay vào công việc chuyển đổi số ngay hôm nay!