Để sử dụng email tên miền đạt hiệu quả cao nhất, giúp việc trao đổi thông tin, duy trì liên lạc với các đối tác, thúc đẩy công việc kinh doanh tối ưu, bạn cần tham khảo các mẹo sử dụng email sau.
Viết email tập trung vào nội dung chính
Khi viết email doanh nghiệp gửi cho khách hàng, đối tác kinh doanh, bạn cần phải chú ý viết tốt tiêu đề email bởi nó là thông tin đầu tiên mà người nhận email nhìn thấy, nếu nó không đủ thu hút, ấn tượng, người nhận có thể dễ dàng bỏ qua, không đọc email và làm hỏng mục đích gửi email của bạn đấy.
Để biết tiêu đề email tốt, bạn nên sử dụng nhấn mạnh trong tiêu đề như thảo luận, xác nhận, xem xét… Tiêu đề cũng nên được viết ngắn gọn, dễ hiểu, từ ngữ thân thiện với người đọc.
Về nội dung email để nó luôn tập trung vào nội dung chính, không bị lạc đề, bạn nên ghi nhớ các các vấn đề: Tôi là người nào, tôi muốn điều gì, vì sao tôi yêu cầu, bạn vì sao nên giúp đỡ tôi, điều gì tiếp theo. Chỉ cần viết email xoay quanh các vấn đề này, bạn sẽ viết đúng trọng tâm email tên miền, đạt được sự chú ý của người nhận.
Chỉ trả lời những email cần thiết
Mỗi ngày đều có rất nhiều email gửi đến hộp thư của bạn nếu dành thời gian đọc và trả lời hết tất cả các email sẽ rất tốn thời gian và bạn sẽ làm trễ nãi các công việc khác của mình.
Do đó, chỉ chọn những email khẩn cấp, quan trọng để trả lời ngay, các email không quan trọng có thể để sau. Đặc biệt, không trả lời với những email bạn không có câu trả lời chính xác, rõ ràng.
Chỉ kiểm tra email 2 – 4 lần/ngày
Việc thường xuyên kiểm tra mail doanh nghiệp cực tốn thời gian nên để tránh lãng phí hết thời giờ của mình cho việc kiểm tra mail, bạn nên hạn định 1 mức thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra mail.
Theo các chuyên gian khuyến cáo, nhân viên công ty chỉ nên kiểm tra mail từ 2 đến 4 lần/ngày và mỗi lần thời gian kiểm tra chỉ nên tầm 20 – 30 phút, không lâu hơn.
Làm gọn gàng email
Chuyển những mục email không quan trọng vào khu vực thư mục không lưu trữ, bỏ đăng ký các địa chỉ email quảng cáo, email thông tin không cần thiết, không liên quan đến công việc, cuộc sống của bạn.
Sử dụng các công cụ như bộ lịch thiết lập cho email để ghi nhớ, sắp xếp các công việc… sẽ giúp bạn sử dụng email tên miền ngày càng tốt hơn.
Thiết lập hộp thư đơn giản
Để bạn có thể tập trung cho công việc, sử dụng thông tin tốt hơn, trong hộp thư email gửi đến bạn chỉ nên để lại email chưa đọc và email quan trọng có liên quan đến công việc, còn những email khác bạn nên di chuyển vào các hộp thư khác hoặc cho vào thùng rác, xóa bỏ.
Áp dụng linh hoạt các mẹo sử dụng email tên miền này đảm bảo bạn sẽ là nhân viên cực kỳ năng suất của công ty đấy, thử ngay nhé.
