Trong bối cảnh với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc lựa chọn giữa tự xây dựng và thuê tổng đài ảo trở thành một thách thức lớn cho các doanh nghiệp. Với sự tăng cao về nhu cầu sử dụng tổng đài ảo để chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh, quyết định này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy doanh nghiệp nên tự xây hay thuê dịch vụ tổng đài ảo? Cùng theo Mắt Bão One tìm hiểu qua bài viết dưới đây để có thể đưa ra quyết định hợp lý nhất nhé.

Tổng đài là gì? Các loại tổng đài phổ biến hiện nay

Để bắt đầu, hãy hiểu rõ về khái niệm “tổng đài”. Tổng đài là một hệ thống điện thoại giúp quản lý và điều phối tất cả cuộc gọi ra/ vào của doanh nghiệp. Mỗi loại tổng đài này có những đặc điểm riêng và tính năng được áp dụng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Tổng đài điện thoại analog

Tổng đài điện thoại analog là hệ thống tổng đài đời đầu, hoạt động dựa trên đường line của bưu điện. Khi người dùng đăng ký, nhà mạng sẽ cung cấp đường line bưu điện trực tiếp đến địa chỉ sử dụng. Vì vậy, phạm vi sử dụng của hệ thống này thường hẹp và không linh hoạt rộng rãi. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, tổng đài analog hầu như không còn được sử dụng.

Hệ thống tổng đài điện thoại IP

Hệ thống tổng đài điện thoại IP sử dụng công nghệ Voice over Internet Protocol (VoIP) để truyền tải âm thanh qua mạng Internet. Điện thoại IP kết nối với tổng đài thông qua mạng IP, giúp truyền tải âm thanh chất lượng cao và tích hợp nhiều chức năng hữu ích khác như: auto call, voice mail, …

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo (hay còn được gọi là tổng đài điện thoại đám mây) là một dịch vụ linh hoạt cung cấp từ xa thông qua mạng Internet. Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây cho phép quản lý và xử lý cuộc gọi một cách linh hoạt và tiện lợi, mà không đòi hỏi thiết bị phần cứng như tổng đài Analog và IP.

Tổng đài di động

Tổng đài di động được hiểu là tổng đài doanh nghiệp sử dụng đầu số di động (09xxx/ 08xxx) để liên lạc thay vì dùng đầu số cố định tổng đài điện thoại bàn.

Tổng đài di động vẫn sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như không tốn chi phí lắp đặt, vận hành, đầu số di động cũng giúp nâng cao tỷ lệ bắt máy của khách hàng. Tuy nhiên số di động vẫn mang tính cá nhân cao, không thể hiện được sự chuyên nghiệp khi doanh nghiệp làm số hotline.

Ưu điểm và nhược điểm khi doanh nghiệp tự xây dựng tổng đài ảo

Việc tự xây dựng tổng đài ảo đòi hỏi doanh nghiệp có kiến thức và kỹ năng kỹ thuật để triển khai và quản lý hệ thống tổng đài. Điều này đòi hỏi đầu tư về phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng mạng

Ưu điểm

• Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống tổng đài theo nhu cầu của mình.
• An ninh và bảo mật thông tin có thể được kiểm soát chặt chẽ.
• Không tốn chi phí hàng tháng.

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư khá lớn, doanh nghiệp phải đầu tư toàn bộ mọi thiết bị như hệ thống tổng đài, điện thoại IP Phone, hệ thống kết nối,… Đây là trở ngại lớn nhất đối với các doanh nghiệp SMEs.
• Yêu cầu nhân sự phải có kiến thức và kỹ thuật về tổng đài để triển khai.
• Tốn chi phí cho đội ngũ nhân sự vận hành, bảo trì tổng đài.

Ưu điểm khi doanh nghiệp thuê tổng đài ảo

Thuê tổng đài ảo là phương án thay thế khi doanh nghiệp không có sẵn nguồn kinh phí lớn để tự triển khai hoặc không có đội ngũ nhân sự kỹ thuật để quản lý. Bằng cách thuê tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần trả phí sử dụng hàng tháng và không cần lo lắng về việc bảo trì, nâng cấp hệ thống.

• Không tốn chi phí đầu tư, chỉ phải trả phí theo nhu cầu sử dụng.
• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hệ thống theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về việc vận hành, bảo trì tổng đài.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

Lý do doanh nghiệp nên thuê dịch vụ tổng đài ảo tại Mắt Bão One?

Tổng đài ảo là giải pháp thoại được Mắt Bão One nghiên cứu và phát triển trên nền tảng Voice over IP (VoIP) để cung cấp dịch vụ thoại qua internet, từ đó giúp Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện/ tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc gọi nội bộ với nhau.

Khi thuê dịch vụ tổng đài ảo tại Mắt Bão One, doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí đầu tư, cước phí điện thoại hàng tháng mà còn có thể tối ưu hiệu suất kinh doanh và chăm sóc khách hàng hiệu quả, nhờ những tính năng hữu ích như:

• Quản lý, giám sát cuộc gọi: quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi dễ dàng
• Auto Call: tự động hóa cuộc gọi đến hàng ngàn khách hàng trong cùng một thời điểm.
• Voice Brandname nhận diện thương hiệu: tên Doanh nghiệp xuất hiện khi thực hiện cuộc gọi đến khách hàng, tăng 90% tỷ lệ nhấc máy, giúp quảng bá hình ảnh, khẳng định và nâng tầm thương hiệu.
• Phân tích cuộc gọi: doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác mức độ hài lòng/ không hài lòng/ những trạng thái khác của khách hàng và chất lượng tư vấn của tổng đài viên.
• CloudFone Rate: cho phép đánh giá chất lượng cuộc gọi và mức độ hài lòng của khách hàng, dễ dàng đưa ra kế hoạch điều chỉnh giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Tích hợp Website/ CRM/ ERP/ Microsoft Teams/ Zalo OA: giúp kết nối các nhân viên từ xa, cải thiện quản lý thông tin khách hàng và tương tác.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7/365: mọi vấn đề về kỹ thuật sẽ được hỗ trợ nhanh chóng từ nhà cung cấp dịch vụ Mắt Bão One.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho matbao.one theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.