VoIP ngày càng được nhiều doanh nghiệp nhờ quy trình thiết lập hệ thống VoIP nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí.
VoIP đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và có nhiều bước tiến vượt bậc so với lúc đầu. Tuy nhiên, không ít người vẫn có những quan niệm sai lầm về VoIP.
Ví dụ, nhiều nhà quản lý nghĩ rằng quá trình thiết lập và sử dụng VoIP quá phức tạp. Cũng có người cho rằng vì đây là một công nghệ mới nên việc chuyển từ điện thoại truyền thống sang hình thức này sẽ rất tốn kém và khó khăn. Đó là những quan niệm hoàn toàn sai lầm. Cùng tìm hiểu về việc thiết lập hệ thống VoIP để có cái nhìn đúng đắn nhất về công nghệ tiên tiến này qua bài viết dưới đây!
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc cài đặt hệ thống VoIP
Mức độ khó khăn của việc thiết lập hệ thống VoIP phụ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp và cách mà doanh nghiệp muốn hệ thống hoạt động. Việc thiết lập VoIP cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân hay những người làm việc tại nhà sẽ dễ dàng hơn nhiều so với một tập đoàn lớn có văn phòng ở nhiều quốc gia. Nhưng phạm vi chỉ là một yếu tố, vẫn còn rất nhiều nhân tố khác quyết định độ khó của việc thiết lập VoIP.
VoIP phụ thuộc vào tốc độ Internet, vì vậy nếu cơ sở hạ tầng mạng của doanh nghiệp kém, doanh nghiệp cần cải thiện điều đó trước khi lắp đặt VoIP. Ngoài ra, việc thiết lập VoIP cũng trở nên phức tạp hơn khi doanh nghiệp muốn sử dụng các tính năng nâng cao, kết nối nhiều địa điểm hoặc cần duy trì hỗ trợ cho các hệ thống cũ.
Tùy thuộc vào quy mô hệ thống và yêu cầu của người dùng mà thời gian lắp đặt VoIP sẽ nhanh hay lâu, là vài giờ hay thậm chí là vài năm.
Các bước cài đặt VoIP
Ước tính số người dùng
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải ai trong công ty cũng cần sử dụng điện thoại doanh nghiệp hay số máy công ty. Một số nhân viên có thể ưu tiên sử dụng điện thoại di động trong khi một vài người khác chỉ cần một vài tiện ích nào đó phục vụ cho công việc của mình.
Việc ước tính số người dùng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh các giao dịch từ nhà cung cấp, ước tính sẽ có bao nhiêu số điện thoại cần mua, từ đó tính ra tổng ngân sách cho việc thiết lập hệ thống VoIP.
Kiểm tra tốc độ Internet
Doanh nghiệp tuy đã trang bị Internet băng thông rộng tốc độ cao nhưng nó có đủ điều kiện để thiết lập hệ thống VoIP không? Các yếu tố như jitter và độ trễ có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng cuộc gọi nếu không thiết lập QoS.
Nếu doanh nghiệp không biết mình có bao nhiêu băng thông dư thừa cho tất cả các cuộc gọi đồng thời mà người dùng thực hiện, hệ thống sẽ tự động thu thập dữ liệu tạm dừng nếu ai đó truyền phát tệp video. Một số doanh nghiệp thậm chí còn nhận được các đánh giá chuyên nghiệp từ các chuyên gia tư vấn bên ngoài để đảm bảo Internet có thể lắp đặt VoIP.
Hoạch định ngân sách
Hầu như mỗi tính năng của VoIP đều phải trả phí riêng. Do đó, doanh nghiệp cần xác định các tính năng nào là quan trọng và cần thiết nhất cho mình. Từ đó, hoạch định trước ngân sách cần chi trả. Những danh sách này cũng sẽ hữu ích khi doanh nghiệp tiến hành so sánh các gói và đưa ra quyết định sẽ trả tiền cho những tính năng nào.
Chọn nhà cung cấp
Mỗi nhà cung cấp sẽ có những dịch vụ và gói tính năng khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp có đầy đủ tính năng với chi phí thấp nhất có thể. Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
- Các tính năng với mức giá mà doanh nghiệp đủ khả năng chi trả
- Chất lượng đường truyền cao
- Giao diện dễ sử dụng, có hướng dẫn chi tiết
- Hỗ trợ khách hàng và kỹ thuật tốt
Nâng cấp phần cứng
Điện thoại sử dụng được VoIP có thể là điện thoại bàn, máy tính có phần mềm VoIP, điện thoại di động hoặc thậm chí là thiết bị analog có bộ điều hợp. Khi bạn chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể làm việc với họ để mua phần cứng phù hợp.
Các thiết bị khác mà doanh nghiệp cần có bao gồm bộ điều khiển, tường lửa thân thiện VoIP,… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nâng cấp phần cứng hiện có như bộ định tuyến hoặc bộ chuyển mạch. Các thiết bị cũ sẽ không đảm bảo xử lý được lưu lượng VoIP.
Bắt tay vào cấu hình hệ thống
Hầu hết các nhà cung cấp có uy tín sẽ tiến hành tự động và đơn giản hóa quá trình thiết lập hệ thống VoIP. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là kết nối điện thoại với Internet. Mỗi nhân viên cũng có thể định cấu hình cài đặt sao cho phù hợp với quy trình công việc cụ thể của mình.
Nói tóm lại, việc thiết lập hệ thống VoIP sẽ rất dễ dàng nếu doanh nghiệp biết cách phân chia quy trình thành các bước nhỏ. Từ đó, việc lắp đặt tổng đài VoIP sẽ dễ dàng và nhanh hơn nhiều so với hệ thống PBX thông thường.
