Tổng đài kết hợp CRM mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh. Nó cho phép định tuyến cuộc gọi, trả lời Email tự động, lưu trữ dễ dàng hơn.

Trong thời đại 4.0, những công nghệ mới không ngừng được phát minh, cải tiến nhằm phục vụ công việc hiệu quả hơn. Đối với hoạt động tiếp thị, chăm sóc khách hàng, tổng đài kết hợp CRM được sử dụng ngày càng phổ biến nhờ các tính năng ưu việt của nó. Hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về giải pháp này nhé!

Phần mềm CRM là gì?

CRM được biết đến như một công cụ hiệu quả giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Và cải thiện hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp.

CRM là gì?

CRM là viết tắt của “Customer Relationship Management”. Đây được hiểu là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng. Hay hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng.

CRM bắt nguồn ban đầu từ ý tưởng hỗ trợ những doanh nghiệp sử dụng nguồn lực nhân sự và công nghệ. Sau đó, phần mềm này được ứng dụng nhằm mục đích để tìm hiểu thấu đáo các khía cạnh về thái độ, thói quen của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá tiềm năng của từng phân khúc khách hàng riêng biệt.

Thông qua quá trình sử dụng CRM, các thông tin khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ vào một công nghệ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích và thiết lập danh sách khách hàng tiềm năng. Từ đó thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, tăng doanh thu. Và có cơ sở để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Mặt khác, thông qua CRM, doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề vướng mắc của khách hàng. Việc đó giúp xây dựng mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp ngày càng tốt đẹp hơn.

Làm thế nào để ứng dụng hệ thống CRM hiệu quả?

Hệ thống CRM không đơn giản là phần mềm theo dõi các dữ liệu của khách hàng. Song song đó, chúng ta cũng cần kết hợp nhiều yếu tố như: Thông tin khách hàng, nhân lực, chính sách và các nỗ lực của công ty nhằm thu hút cũng như gìn giữ khách hàng cho một hệ thống cao cấp và phức tạp hơn.

Để ứng dụng hiệu quả phần mềm CRM, các doanh nghiệp nên đặt ra những câu hỏi. Sau đó làm rõ chúng trước khi thực hiện chiến lược này cho hoạt động kinh doanh:

• Xác định rõ mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp: Điều này phần lớn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Việc lựa chọn phần mềm CRM của doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn khác biệt so với doanh nghiệp lớn hơn.
• Chọn phần mềm CRM trong nội bộ doanh nghiệp hay phần mềm trực tuyến: CRM trực tuyến thường có những ưu điểm như dễ dàng tạo dựng hệ thống, an toàn và sử dụng khá thuận tiện. Nhưng bên cạnh đó, điều chúng ta cần lưu ý là nhân viên công ty cần có kỹ năng và thói quen truy cập, sử dụng Internet.
• Vấn đề về ngân sách: Nếu các mục tiêu kinh doanh được xác định rõ ràng. Bước tiếp theo cần phải quan tâm đó là ngân sách doanh nghiệp có thể bỏ ra là bao nhiêu. 

Tổng đài kết hợp CRM là gì?

Tổng đài kết hợp CRM được hiểu đơn giản chính là giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cao chất lượng dịch vụ mỗi ngày thông qua việc chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó, tổng đài kết hợp CRM cũng được xem là giải pháp tốt. Giúp tiết kiệm đến 90% chi phí liên lạc cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, liên lạc nội bộ hoàn toàn miễn phí.

Giải pháp tổng đài ảo giúp doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi đến và đi với chi phí tiết kiệm và hiệu quả nhất. Ngoài ra, nó còn có nhiều các tính năng hữu ích cho phép ghi âm nội dung cuộc gọi, gọi theo danh sách chỉ định, quản lý cước,…

Sự kết hợp này cho phép tăng cường hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng gấp nhiều lần so với thông thường. Chúng ta có thể dễ dàng truy cập vào thông tin người dùng có sẵn trên CRM. Hoặc ghi chú lại nếu khách là người dùng mới. Việc này cũng thúc đẩy việc quản lý và tạo ra nguồn dữ liệu khách hàng mới hiệu quả.

Lợi ích khi tổng đài kết hợp với CRM

Khi sử dụng tổng đài kết hợp CRM, doanh nghiệp sẽ cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng với những lợi ích ưu việt như:

• Cập nhật thông tin khách hàng một cách tự động
• Hộp thư trả lời tự động
• Định tuyến cuộc gọi
• Thực hiện trực tiếp với phần mềm
• Ghi âm và lưu trữ

Cập nhật thông tin khách hàng một cách tự động

Phần mềm này sẽ tự động đổ chuông và hiển thị đầy đủ thông tin của khách hàng khi có cuộc gọi đến. Việc này giúp nhân viên chăm sóc khách hàng làm việc hiệu quả hơn.

Trong trường hợp cuộc gọi đến là của một khách hàng mới. Hệ thống CRM sẽ tự động cập nhật mới khung thông tin để nhân viên lưu lại thông tin người dùng. Bạn có thể dùng thông tin cho việc phục vụ các công việc khác sau này.

Hộp thư trả lời tự động

Một trong những chức năng vô cùng quan trọng khi tổng đài ảo kết hợp với CRM là việc tự động hóa những yêu cầu của khách hàng bằng hộp thư trả lời tự động. Chức năng này cũng giúp khách hàng biết một cách chính xác các bước chuyển hướng, các cách giải quyết đơn giản nhất cho vấn đề của họ.

Định tuyến cuộc gọi

Chức năng định tuyến cuộc gọi sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách gián tiếp. Hơn thế nữa, nó góp phần cải thiện hiệu quả trải nghiệm người dùng. Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ không bị bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi của khách hàng. Bên cạnh đó, dựa vào giờ làm việc công ty, phần mềm này sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi của người dùng đến các máy nhánh khác trong khung giờ làm việc, tùy theo mức độ vấn đề được ưu tiên.

Khi trải nghiệm tính năng này của tổng đài kết hợp CRM, khách hàng sẽ được gửi thông báo đợi. Họ sẽ được ghi âm lại yêu cầu hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến các số máy di động để được chăm sóc. Nếu trường hợp cuộc gọi được xảy ra ngoài khung giờ làm việc.

Vì thế, chúng ta có thể xem đây chính là một trong những chức năng quan trọng nhất của giải pháp tổng đài kết ảo hợp CRM.

Thực hiện trực tiếp với phần mềm

Công việc cập nhật các thông tin và lịch sử chăm sóc khách hàng cũ, thiết lập khung thông tin khách hàng mới đều được sử dụng trên phần mềm. Nhờ đó, các thao tác trong công việc đều trở nên tối ưu và hiệu quả hơn. Bạn có thể tìm kiếm, bấm số, nhập liệu và lưu trữ,… dễ dàng trên phần mềm. Bên cạnh đó, phần mềm cũng được lập trình sẵn và tương đối dễ dàng sử dụng. Do đó, mọi người đều có thể tiếp cận, doanh nghiệp có thể huấn luyện dễ dàng cho những nhân viên mới.

Ghi âm và lưu trữ

Việc tổng đài kết hợp CRM cũng hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ tập tin ghi âm nội dung cuộc gọi. Nhờ đó, bạn có thể quản lý tập tin ghi âm hiệu quả hơn, có thể nghe lại cuộc gọi khi cần thiết. Song song đó, việc này cũng hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi, bao gồm ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thoại,… Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý khách hàng.

Hơn thế nữa, việc ghi âm và lưu trữ cũng giúp bạn quản lý, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những chương trình huấn luyện nhằm cải thiện kỹ năng Telesale cho tư các nhân viên chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Nhờ những hiệu quả và lợi ích ưu việt mà tổng đài kết hợp CRM mang lại, hình thức này ngày càng được ưa chuộng hơn. Không chỉ giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, thúc đẩy doanh thu. matbao.one tin chắc rằng đây sẽ trở thành một trong những xu thế quản trị trong tương lai.