Tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng không thể thiếu nhằm giải quyết, trao đổi công việc. Chúng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc. Mọi quy trình đều được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Bài viết dưới đây, matbao.one sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng đài nội bộ là gì, những lưu ý quan trọng trong quá trình lắp đặt nhằm tránh có những sai sót và đạt hiệu quả hoạt động tốt nhất.
1. Khái niệm tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng
Tổng đài nội bộ cho văn phòng là 1 thiết bị điện tử tập trung tất cả các thiết bị. Có khả năng kết nối, nghe gọi ( điện thoại bàn, máy fax, điện thoại bàn không dây….) vào 1 chỗ. Đây là một hệ thống chuyển mạch mà các thiết bị đầu – cuối. Có thể liên lạc nội bộ cho nhau. Chúng cũng có thể liên lạc ra ngoài doanh nghiệp trên 1 số đường trung kế nhất định. Một cách tiện lợi, nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại. Tổng đài nội bộ cho văn phòng không đơn thuần là hệ thống đàm thoại thông thường mà còn có khả năng truyền tải thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau như: Hình ảnh, video, dữ liệu…
Sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như:
- Có thể tiếp nhận và thực hiện nhiều cuộc gọi trong cùng một thời điểm mà không bị báo đường truyền bận.
- Trong cùng một hệ thống liên hệ với nhau hoàn toàn miễn phí. Như vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí đối với những doanh nghiệp lớn cần có sự trao đổi liên tục giữa các nhân viên, bộ phận.
- Trong nội bộ có thể chuyển máy giữa nhiều người khác nhau nhằm giải quyết công việc nhanh hơn.
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng một trong hai loại tổng đài. Đó là:
- Tổng đài truyền thống Analog.
- Tổng đài ảo (hay còn gọi là Tổng đài VoIP).
Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One
2. Lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng
Hiện nay, việc lắp tổng đài nội bộ cho văn phòng của các doanh nghiệp là điều cần thiết. Chúng không chỉ hỗ trợ giải quyết công việc trong nội bộ tốt hơn mà việc chăm sóc khách hàng cũng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn, không tốn kém nhiều thời gian công sức.
Vậy làm như thế nào để có thể lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng vừa hợp lý, đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng vừa tối ưu về chi phí? Cùng tham khảo những thông tin dưới đây nhé.
2.1 Lựa chọn loại tổng đài.
Như đã nói ở trên, hiện nay, tổng đài nội bộ có 2 loại. Đó là tổng đài truyền thống Analog hoặc tổng đài ảo VoIP. Mỗi loại tổng đài này đều có ưu nhược điểm riêng đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp khác nhau:
- Tổng đài truyền thống Analog:
Là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng, khi được đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ trực tiếp liên kết line của bưu điện đến với nơi sử dụng của doanh nghiệp. Sau đó, line này sẽ được đấu nối với tổng đài Analog ngay ở văn phòng và chia nhánh trực tiếp ngay trên đó.
- Tổng đài ảo VoIP
Là một dạng tổng đài hiện đại mà doanh nghiệp có thể lưu trữ hoàn toàn trên máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ở bên ngoài trang web và được cung cấp thông qua internet. Đối với tổng đài ảo, rất nhiều tính năng được cải tiến và bổ sung so với tổng đài truyền thống. Cùng với đó, việc lắp đặt cả kỹ thuật viên cũng trở nên dễ dàng hơn.
Với những cải tiến về mặt kỹ thuật và tính năng, tổng đài ảo đáp ứng nhu cầu sử dụng liên tục nhưng vẫn ổn định và khả năng sử dụng lâu dài cho các doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp có thể hiện đại hóa quy trình làm việc vừa tối ưu về chi phí, khả năng sử dụng thay đổi linh hoạt đa dạng.
2.2 Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Việc lắp tổng đài nội bộ cho văn phòng cũng cần phải dựa vào quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Có thể cùng với quy mô tương đương nhau, nhưng mức sử dụng tổng đài của các doanh nghiệp là khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh.
Có những doanh nghiệp sử dụng tổng đài chỉ cần đáp ứng nhu cầu cơ bản là nghe và gọi. Trong khi đó, rất nhiều doanh nghiệp khác cần tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, thậm chí là đồng bộ dữ liệu… Cùng với đó, doanh nghiệp cần lựa chọn giữa việc tự xây dựng tổng đài hay sử dụng dịch vụ từ bên thứ 3.
2.3 Lựa chọn đầu số tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng
Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng để lựa chọn được tổng đài phù hợp, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn loại đầu số thích hợp. Hiện nay, có 4 loại đầu số được các doanh nghiệp sử dụng. Đó là:
- Đầu số 1900
- Đầu số 1800
- Đầu số cố định
- Đầu số Mobi SIP
2.4 Lựa chọn thiết bị
Việc lựa chọn thiết bị sử dụng cho tổng đài nội bộ cũng vô cùng quan trọng. Thiết bị có chất lượng tốt không chỉ đem đến tuổi thọ lâu dài mà còn nâng cao năng suất cũng như chất lượng của các cuộc gọi, hạn chế tình trạng rè loa, tín hiệu kém… ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc.
Softphone thích hợp với những doanh nghiệp mà nhân viên thường xuyên di chuyển, không làm việc cố định. Trong khi đó, IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài thích hợp với những doanh nghiệp chỉ cần nghe và gọi ở mức cơ bản.
2.5 Trang bị đường truyền
Đường truyền ổn định đóng vai trò rất lớn đối với hiệu quả hoạt động của tổng đài điện thoại nội bộ văn phòng. Có rất nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình sử dụng. Chẳng hạn như: nhiễu sóng, thông tin ngắt quãng, tín hiệu chập chờn… tất cả đều khiến cho cuộc gọi không ổn định và hiệu quả công việc cũng giảm sút rất nhiều.
Vậy nên, hãy trang bị đường truyền internet ổn định và luôn dự phòng 1-2 đường truyền khác để tránh trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.
Trên đây là những thông tin liên quan đến tổng đài nội bộ cho văn phòng. Đây chắc là thiết bị không thể thiếu dù cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào. Với quy mô và hình thức hoạt động như nào. Điều quan trọng chính là lựa chọn được thiết bị đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà vẫn có thể tối ưu chi phí.
