Hardphone và Softphone luôn là thiết bị đầu cuối được doanh nghiệp lựa chọn khi nhắc đến tổng đài ảo vì các tính năng ưu việt của chúng. Vậy hai loại thiết bị này có đặc điểm gì và sự khác biệt giữa chúng là gì?

Dù có đôi nét tương tự nhau về mặt tính năng tổng thể. Nhưng đi sâu tìm hiểu ta sẽ thấy được sự khác biệt giữa Hardphone và Softphone là rõ rệt trong một số tính năng. Hãy cùng matbao.one phân tích vấn đề này tại bài viết dưới đây.

1. Khái niệm Hardphone và Softphone

Trước khi doanh nghiệp của bạn quyết định lựa chọn một loại thiết bị liên lạc để triển khai tổng đài ảo. Bạn nên nắm rõ đặc điểm tính năng của Hardphone và Softphone là gì.

1.1 Hardphone là gì?

Hardphone hay còn có tên gọi khác là điện thoại IP (IP Phone) hay điện thoại VoIP. Bạn có thể dùng hình ảnh điện thoại bàn truyền thống để hình dung Hardphone. Tuy nhiên điểm khác biệt là Hardphone sử dụng mạng IP thay vì đường dây điện thoại thường.

Có 4 loại VoIP phổ biến hiện nay bao gồm:

1. Dùng dây Lan: Đây là dòng phổ thông nhất nên cũng là dòng được sử dụng nhiều nhất. Mỗi thiết bị IP Phone có 2 port mạng RJ45. Nhằm mục đích chia sẻ mạng cho máy tính dùng chung. Một số dòng IP Phone cao cấp hơn có thể được trang bị port 100M hoặc port 1G. Ngoài ra trong dòng này còn được phân chia thành 2 dòng nhỏ. Theo chức năng cấp nguồn PoE (Power Over Internet cấp nguồn trực tiếp qua dây LAN).
2. Không dây: Còn hay được gọi là kiểu điện thoại “mẹ bồng con”. Vì nó bao gồm 1 đế phát (có cắm mạng Lan) và máy con có thể di chuyển linh hoạt trong một phạm vi nhất định. Chính vì cấu trúc tiện lợi, linh động, không cần đi dây mạng. Nên dòng IP Phone không dây rất được các doanh nghiệp ưa chuộng.
3. Dùng Wifi: IP Phone với tính năng trực tiếp kết nối wifi từ các thiết bị phát.
4. IP Phone hội nghị: bề ngoài dòng IP Phone này tương tự 1 giá 3 chân. Trong đó, nó được tích hợp cả micro và loa. Nhằm mục đích sử dụng cho việc chia sẻ cuộc gọi với toàn bộ các thành viên.

1.2 Softphone là gì?

Về cơ bản, các tính năng của Softphone được thiết lập với công năng tương tự như Hardphone. Tuy nhiên, Softphone còn đóng vai trò như một ứng dụng dùng để cài đặt trên một máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động thông minh.

Như vậy, bạn cần sở hữu hai loại thiết bị sau để có thể cài đặt và sử dụng Softphone:

• Smartphone hoặc máy tính: Chỉ cần thiết bị này có kết nồi với Internet thì có thể sử dụng Softphone. Một số thiết bị điển hình: laptop, máy tính bàn, máy tính bảng, điện thoại thông minh.
• Một tai nghe IP Phone: Chúng ta có thể hoàn toàn sử uujng micro và loa tích hợp sẵn trên thiết bị cài đặt Softphone. Tuy nhiên, để đảm bảo âm thanh được truyền đến tốt nhất, bạn nên sử dụng tai nghe chuyên dụng.

2. So sánh giữa Hardphone và Softphone

Ngoài một số tính năng tương tự nhau, một số khác biệt rõ ràng giữa Hardphone và Softphone bao gồm:

2.1 Về đặc điểm bên ngoài và giao diện:

Như đã đề cập tại khái niệm ở phần trên. Hardphone là dòng thiết bị vật lý hoạt động dựa trên VoIP thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Chúng đều có phím vật lý và một số loại IP Phone còn có thêm màn hình cảm ứng được trang bị Graphical User Interface (GUI).

Trong khi đó, Softphone là một ứng dụng, phần mềm được cài đặt trên các thiết bị thông minh có kết nối với Internet. Các tính năng của Softphone đều có GUI. Đồng thời, các tính năng này còn có thể sử dụng các phím tắt và chuột của máy tính.

Đầu tiên về giao diện với Hardphone đều có phím tắt vật lý. Bên cạnh đó một số dòng có thêm màn hình cảm ứng có tiện lợi. Softphone dựa trên phần mềm với các thành phần GUI cho toàn bộ tính năng. Bạn có thể điều khiển bằng phím tắt và chuột dễ dàng.

2.2 Về chất lượng cuộc gọi:

Trong phương diện này thì ắt hẳn Hardphone có độ ổn định tốt hơn Softphone. Vì đây là thiết bị vật lý chuyên dùng để nghe gọi. Ngược lại, Softphone vốn dĩ là một phần mềm cài đặt lên một thiết bị thông minh. Nên dễ bị chia sẻ tài nguyên hệ thống với các phần mềm khác.

2.3 Về tính năng tổng thể:

Với đặc điểm là một phần mềm, ứng dụng nên Softphone có thể dễ dàng tùy chỉnh các thiết lập, cài đặt mở rộng các tính năng và tương tác khi sử dụng. Ngược lại, VoIP sẽ có một số tính năng đặc biệt khác nhau. Tùy vào dòng điện thoại và các tính năng này không thể linh hoạt điều chỉnh.

2.4 Độ khó khi sử dụng:

Về lý thuyết, so với Softphone, vì bề ngoài của Hardphone giống điện thoại truyền thống. Nên đa số người dùng không gặp bất kỳ khó khăn khi sử dụng. Trên thực tế, khi mà smartphone ngày càng trở nên quen thuộc. Việc sử dụng Softphone thật sự cũng không quá khó. Không chỉ vậy, các nhà tạo lập cũng ngày càng phát triển hệ thống dễ dàng cho việc thao tác, sử dụng.

2.5 Về chi phí:

Vì Hardphone là thiết bị vật lý nên chi phí ắt hẳn luôn cao hơn so với đầu tư vào 01 chiếc Softphone. Bởi lẽ, để sử dụng Softphone, bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng về thiết bị có kết nối Internet của mình. Trừ trường hợp bạn muốn nâng cao chất lượng cuộc gọi với Softphone bằng 01 tai nghe chuyên dụng.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

3. Nên chọn Hardphone hay Softphone?

Tùy thuộc vào hoàn cảnh và mục đích sử dụng, Hardphone và Softphone đều có một số vai trò nhất định và thế mạnh riêng của mình trong hệ thống tổng đài ảo của doanh nghiệp. Đôi khi, bạn có thể sử dụng đồng thời cả 2 loại thiết bị với những phân bổ đến các phòng ban một cách hợp lý.

Nếu bạn đặt nặng vấn đề về chất lượng và thời gian cuộc gọi tốt nhất mà không quá quan trọng tính di động của thiết bị thì Hardphone là một sự lựa chọn phù hợp. Hoặc đơn giản chỉ là bề ngoài và giao diện của Hardphone đơn giản, dễ thao tác như trên điện thoại truyền thống, phù hợp với những khách hàng yêu cầu sự quen thuộc và dễ thao tác.

Đối với Softphone, loại thiết bị này là một sự lựa chọn lý tưởng của các doanh nghiệp yêu cầu tính di động, khả năng mở rộng trên mỗi tính năng của nền tảng VoIP của họ, cũng như những người quan tâm nhiều hơn đến việc chi phí. Softphone cũng phù hợp hơn cho những người cần một thiết bị đầu cuối có thể được sử dụng từ máy tính, tablet hoặc smartphone khi làm việc từ xa.