Khi nhắc về tổng đài cho doanh nghiệp, có lẽ tổng đài truyền thống vẫn là một cái tên quen thuộc được ứng dụng rộng rãi. Tuy nhiên, sự ra đời của tổng đài ảo lại giống như “làn sóng” dần che lấp đi “bộ máy” truyền thống bằng sự nổi trội của mình. Vậy giữa hai loại tổng đài này có sự khác biệt như thế nào, cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau đây.
Dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Một số thông tin về hai loại tổng đài với doanh nghiệp
Tổng đài được hiểu theo cách đơn giản là một hệ thống liên lạc thông qua một thiết bị nào đó để tiếp nhận, xử lý cũng như chuyển tiếp cuộc gọi từ khách hàng, đối tác,.. để mang lại dịch vụ chất lượng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Hiện nay có hai loại tổng đài chính được nhiều doanh nghiệp ứng dụng phải kể đến tổng đài ảo và tổng đài truyền thống.
Nói về tổng đài truyền thống thì hầu hết doanh nghiệp nào cũng biết, bởi cách thức vận hành này đã có từ rất lâu và thường gắn liền với cơ sở hạ tầng điện thoại của các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông truyền thống.
Theo đó, để kết nối các cuộc gọi, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng các đường dây điện thoại vật lý cũng như lắp đặt các phần cứng như các thiết bị đầu cuối điện thoại, bảng điều khiển tổng đài và đường dây điện thoại cố định.
Trái ngược lại với cách vận hành và lắp đặt cồng kềnh, mất thời gian của tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, chỉ cần có internet là có thể kết nối các phần mềm quản lý cuộc gọi mà không yêu cầu bất kỳ phần cứng phức tạp nào.
Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One
So sánh sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
Cùng là tổng đài thế nhưng phương thức kết nối, tính năng, chi phí khác nhau giữa hai loại tổng đài ảo và tổng đài truyền thống khiến cho nhiều doanh nghiệp phải đắn đo, trăn trở trong việc đưa ứng dụng nào vào doanh nghiệp của mình. Để biết được đâu là loại hình phù hợp cần được vận hành cho doanh nghiệp mình, hãy tìm hiểu rõ hơn về các đặc điểm của hai loại tổng đài này nhé.
Tổng đài ảo vận hành dựa trên việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây.
Phương thức kết nối
Tổng đài ảo: Tổng đài kết nối qua Internet bằng cách ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Do đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi cũng như nhận các cuộc gọi qua đường truyền mạng, điều này vừa tăng tính linh hoạt, vừa giảm chi phí hiệu quả.
Tổng đài truyền thống: Tổng đài thường sử dụng công nghệ điện thoại analog hoặc digital để kết nối qua các đường dây điện thoại cố định. Dù được cải tiến qua thời gian, tuy nhiên, cơ sở hạ tầng vật lý cũng như đường dây điện thoại cố định vẫn là một điều cần thiết phải có đối với tổng đài truyền thống.
Chi phí đầu tư và bảo trì
Tổng đài ảo: Do không cần đầu tư vào phần cứng làm cho việc thiết lập tổng đài ảo trở nên đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn bao giờ hết. Việc bảo trì tổng đài ảo cũng chủ yếu là công việc phần mềm và dịch vụ đám mây, do đó, doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ.
Tổng đài truyền thống: Khi thiết lập tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải đầu tư lớn vào phần cứng như bảng điều khiển tổng đài, điện thoại bàn cũng như đường dây điện thoại. Cũng chính vì lý do này mà chi phí bảo trì khá cao bởi phải cần đến nhân lực kỹ thuật đến xử lý khi có các sự cố về phần cứng.
Tính linh hoạt và mở rộng
Tổng đài ảo: Việc sử dụng công nghệ đám mây mang đến sự linh hoạt cao trong việc mở rộng hoặc thu hẹp tùy nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp có thể thêm bớt nhân viên, thay đổi chức năng hoặc mở rộng quy mô mà không cần phải thay đổi cơ sở hạ tầng.
Tổng đài truyền thống: Để mở rộng, doanh nghiệp cần phải mua thêm thiết bị phần cứng như điện thoại bàn mới, đôi khi cũng phải kéo thêm dây điện thoại, đây cũng là lý do dẫn đến việc tốn kém chi phí và thời gian.
Quản lý và tính năng
Tổng đài ảo: Đi kèm nhiều tính năng hiện đại như: quay số tự động, thống kê báo cáo, ghi âm cuộc gọi, chatbot, tích hợp với các phần mềm CRM và các dịch vụ đám mây. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi cũng như quản lý các cuộc gọi hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Tổng đài truyền thống: Hệ thống tổng đài truyền thống không dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý cũng như các công cụ khác, phần lớn các tính năng nâng cao phải được thêm vào với chi phí khá lớn. Do đó, các tính năng của tổng đài truyền thống thường hạn chế hơn so với tổng đài ảo.
Độ ổn định và chất lượng cuộc gọi
Tổng đài ảo: Mặc dù chất lượng cuộc gọi của tổng đài ảo phụ thuộc vào chất lượng đường truyền Internet. Tuy nhiên, khi đường truyền không ổn định, cuộc gọi sẽ tự động chuyển vào số máy cá nhân, vì thế tổng đài ảo luôn đảm bảo mọi cuộc gọi đến không gián đoạn cũng không bỏ sót khách hàng.
Tổng đài truyền thống: Do sử dụng điện thoại cố định nên về mặt gọi đến của tổng đài truyền thống sẽ ổn định. Tuy nhiên lại dễ bị nghẽn khi quá đông người gọi tới, dẫn đến dễ bị bỏ sót khách hàng, đặc biệt không linh hoạt sử dụng mọi lúc mọi nơi hay mọi thời điểm như tổng đài ảo được.
Dễ dàng triển khai và sử dụng
Tổng đài ảo: Tổng đài ảo chỉ cần kết nối các thiết bị đầu cuối với Internet là đã có thể dễ dàng sử dụng thông qua các giao diện quản lý trực tuyến.
Tổng đài truyền thống: Đòi hỏi phải kéo dây điện thoại, lắp đặt các thiết bị phần cứng, đồng thời thực hiện các công đoạn cấu hình, điều chỉnh. Điều này vừa đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật vừa khá tốn thời gian.
Qua thông tin trên có thể thấy, tổng đài ảo hay tổng đài truyền thống thì cũng đều có những đặc điểm riêng biệt. Tuy nhiên, trong xu hướng thời đại 4.0 như hiện nay, tổng đài ảo ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ dàng tích hợp với các công cụ khác.
Vì vậy, sự lựa chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống còn phụ thuộc vào nhu cầu cũng như chiến lược của từng doanh nghiệp. Và quan trọng hơn hết là cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí, tính linh hoạt cũng như khả năng mở rộng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
