Phương thức hiệu quả hàng đẩu để cải thiện trải nghiệm khách hàng đó là sử dụng tổng đài ảo kết hợp CRM. Mời bạn cùng tham khảo dịch vụ này.

Các tiện ích thông minh của công nghệ hiện đại ngày nay. Đã đóng góp một phần quan trọng trong cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng. Cũng như tư vấn, bán hàng cho các doanh nghiệp. Và một trong các công cụ tuyệt vời mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Đó là tổng đài ảo tích hợp trên CRM.

CRM là gì?

CRM hay Customer Relationship Management – hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Giúp doanh nghiệp điều khiển được các giao dịch, tương tác với khách hàng và hiểu rõ họ cần gì, thuộc nhóm đối tượng nào,… Nhằm đề ra các biện pháp giải quyết thích hợp.

Trong khi đó, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các cuộc gọi đến và đi với chi phí tiết kiệm nhất. Không những vậy, công cụ này còn cho phép ghi âm nội dung giao dịch, gọi ra/vào theo danh sách chỉ định, quản lý cước,…

Sự kết hợp giữa hai công cụ này cho phép doanh nghiệp tăng cường hiệu quả của hoạt động chăm sóc khách hàng lên gấp nhiều lần. Theo đó, nó cho phép tư vấn viên trực tiếp truy cập vào thông tin người dùng có sẵn trên CRM. Hoặc ghi chú lại data khách hàng nếu đó là người dùng mới.

Theo đó, mỗi khi khách hàng gọi tới đường dây. Nếu họ là người dùng cũ, các thông tin về họ tên và nội dung cuộc giao dịch cũ lên màn hình điện thoại. Để giúp tư vấn viên chăm sóc tốt hơn.

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo kết hợp CRM

Tự động cập nhật thông tin khách hàng

Khi có khách hàng gọi đến số tổng đài. Phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM. Thì toàn bộ thông tin chi tiết về họ sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình (lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ, các cuộc gọi, meeting,…). Giúp tư vấn viên chăm sóc chu đáo hơn.

Ngược lại, nếu đây là khách hàng mới. CRM sẽ tự động pop-up khung thông tin để giao dịch viên ghi lại thông tin người dùng. Nhằm phục vụ cho các mục đích khác sau này.

Hộp thư trả lời tự động

Tự động hóa các yêu cầu của khách hàng với hộp thư trả lời tự động. Là chức năng rất quan trọng của việc tích hợp tổng đài ảo vào CRM. Theo đó, chức năng này hướng dẫn người dùng một cách chính xác nhất các bước chuyển hướng. Hoặc các cách giải quyết đơn giản nhất cho vấn đề của họ.

Tổng đài ảo kết hợp CRM có định tuyến cuộc gọi

Để không bỏ lỡ bất kì cuộc gọi nào của khách hàng. Chức năng định tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách gián tiếp. Và cải thiện hiệu quả trải nghiệm người dùng. Theo đó, căn cứ vào giờ làm việc của công ty. Phần mềm này sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi của người dùng đến các máy nhánh trong giờ hành chính. Tùy theo mức độ vấn đề được ưu tiên.

Ngược lại, nếu ngoài giờ làm việc. Khách hàng sẽ được gửi thông báo đợi, ghi âm lại yêu cầu. Hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến các số máy di động để được chăm sóc.

Đây chính là một trong những chức năng quan trọng nhất của việc tích hợp tổng đài ảo vào CRM.

Thực hiện trực tiếp với phần mềm

Tất cả các thông tin về khách hàng và lịch sử giao dịch đều được cập nhật trực tiếp trên màn hình cuộc gọi của tư vấn viên. Kể cả khung thông tin pop-up để cập nhật data khách mới. Nhờ đó, các thao tác tìm kiếm, bấm số, nhập liệu và lưu trữ đều sẽ được tối ưu một cách nhanh chóng.

Ghi âm và lưu trữ

Hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi. Và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại. Đồng thời, hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi. Bao gồm: ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thoại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn và cải thiện kỹ năng telesale cho tư vấn viên.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn tổng đài ảo kết hợp CRM?

Bạn có thể thấy được những tính năng vượt trội của tổng đài này hơn so với tổng đài truyền thống. Qua đó những lợi ích mang về cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn.

Tăng lượng khách hàng

Hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học và tập trung. Nhờ vào điều này sẽ giúp cho các nhân viên chăm sóc nâng cao chất lượng dịch vụ. Cũng như từ đó giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu mà khách hàng mong muốn. Và khi khách hàng đã hài lòng với chất lượng dịch vụ của tổng đài. Từ đó kéo theo lượng khách hàng cũng tăng thêm một cách đáng kể.

Tổng đài ảo kết hợp CRM giúp tiết kiệm chi phí

Nhờ việc tích hợp tổng đài với phần mềm CRM. Doanh nghiệp sẽ giảm được đến 50% chi phí cuộc gọi: miễn phí nội bộ, tối ưu các cuộc gọi ngoài.

Bên cạnh đó, phần mềm tích hợp này cũng không giới hạn số lượng máy nhánh. Và các cuộc gọi đến/đi, giúp công ty không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.

Tiết kiệm thời gian quản lý

Vì hệ thống tổng đài kết hợp CRM đã tự động cập nhật được tất cả những thông tin khách hàng, do đó doanh nghiệp không còn phải tốn nhiều thời gian để quản lý thông tin bằng các biện pháp thông thường. Theo đó, các nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi mọi hoạt động của các phòng ban và phân quyền để nhân viên thực hiện công việc của mình.

Tham khảo: Bảng Giá Tổng Đài Ảo Tại Mắt Bão One

Mắt Bão One – Nhà cung cấp CloudFone uy tín

Tổng đài kết hợp CRM chính là xu thế quản trị trong tương lai nhờ hiệu quả và lợi ích nó mang đến cho doanh nghiệp.

Tổng đài ảo kết hợp CRM/ERP tạo thành Contact Center sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn để kết nối thông tin có sẵn với tổng đài điện thoại. Theo đó, phần mềm này tích hợp đầy đủ các chức năng hiện đại nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm thời gian quản lý
• Tiết kiệm chi phí cuộc gọị
• Định tuyến cuộc gọi
• Hiển thị thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng

Trên đây là một số thông tin sơ lược về tổng đài ảo kết hợp CRM và các chức năng của nó. Với những lợi ích mang lại, việc áp dụng nó vào quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quản lý và chi phí hoạt động. Vậy nên, để doanh nghiệp tiến xa hơn trên thị trường kinh doanh hiện tại, hãy sử dụng chúng ngay hôm nay!