Đừng để mất đi cơ hội thể hiện sự chuyên nghiệp và lấy được lòng tin nơi khách hàng khi không nắm rõ thông tin về Email doanh nghiệp.

Email là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề trao đổi, giao tiếp với khách hàng, đối tác cũng như trong nội bộ công ty. Vậy bạn đã hiểu rõ Email doanh nghiệp là gì? Việc sử dụng loại Email này sẽ mang đến những lợi ích ra sao?

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ Email có đuôi được tạo theo đúng tên miền riêng đã đăng ký của doanh nghiệp. Ví dụ như info@matbao.one.

Đây cũng chính là điểm khác biệt giữa Email tên miền và Email cá nhân. Với Email cá nhân, đuôi Email thường là tên miền của đơn vị cung cấp như @gmail.com.

Những lợi ích khi sử dụng Email tên miền doanh nghiệp

Số lượng các công ty chuyển sang sử dụng Email theo tên miền riêng ngày càng nhiều. Việc này hoàn toàn dễ hiểu bởi loại Email này hỗ trợ rất tốt cho người dùng:

• Tăng nhận diện, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp
• Khắc phục tình trạng Virus và Spam hộp thư người nhận
• Nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ
• Thuận tiện trong quản lý
• Linh hoạt, sử dụng được trên mọi thiết bị

Tăng nhận diện, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Địa chỉ Email với tên miền riêng giúp tăng nhận diện, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Khi bạn trao đổi thông tin với khách hàng, Email của bạn sẽ không bị lẫn lộn với hàng tá Email cá nhân khác. Bởi tên hiển thị được đặt theo tên của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, các Email đính kèm tên thương hiệu thường đạt được sự tín nhiệm của khách hàng và đối tác hơn.

Khắc phục tình trạng Virus và Spam hộp thư người nhận

Các đơn vị cung cấp dịch vụ Email tên miền sẽ đảm bảo hộp thư của bạn an toàn. Hoạt động gửi thư được quản lý hiệu quả. Tránh tình trạng gửi Email bị dính Spam, rơi vào mục thư rác của người nhận.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ

Không chỉ là phương tiện trao đổi với khách hàng, đối tác, sử dụng Email doanh nghiệp giúp cho hoạt động giao tiếp nội bộ nhanh chóng hơn. Email được đồng bộ trên cùng 1 hệ thống. Nhờ vậy, thay vì phải thêm từng người vào danh sách người nhận, bạn có thể gửi Mail nhanh chóng đến toàn bộ nhân viên. Không mất nhiều thời gian lại tiết kiệm chi phí.

Thuận tiện trong quản lý

Nếu nhân viên sử dụng Email cá nhân để làm việc, mọi thông tin, dữ liệu của công ty đều nằm trong tài khoản này. Doanh nghiệp khó có thể quản lý. Ngược lại việc này hoàn toàn dễ dàng khi sử dụng Email doanh nghiệp. Mỗi nhân viên sẽ được tạo tài khoản Email riêng. Khi nhân viên nghỉ việc, bạn vẫn có thể quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó an toàn.

Linh hoạt, sử dụng được trên mọi thiết bị

Bạn có thể sử dụng Email doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, không phân biệt các loại thiết bị. Ngay cả trong trường hợp ngoại tuyến bạn vẫn có thể nhận được Email.

Mẹo tăng cường bảo mật toàn diện cho Email doanh nghiệp

Các mối đe dọa Hacker tấn công Email doanh nghiệp luôn thường trực và ngày càng lớn. Ngay từ bây giờ, doanh nghiệp cần xem xét, khắc phục các lỗ hổng bảo mật.

Đặc biệt nên tăng cường bảo mật toàn diện theo các cách sau:

• Sử dụng Chứng chỉ số SSL: SSL là một tiêu chuẩn công nghệ bảo mật. Sử dụng chứng chỉ SSL đảm bảo việc trao đổi dữ liệu giữa máy chủ với trình duyệt luôn được an toàn, riêng tư.
• Sử dụng mạng riêng ảo VPN.
• Đảm bảo an toàn thông tin Email cá nhân: Người dùng có thể đảm bảo an toàn thông tin Email cá nhân bằng cách đặt mật khẩu mạnh, cập nhật mật khẩu thường xuyên, hạn chế sử dụng Email đăng ký các dịch vụ Online,… Khi không sử dụng cần đăng xuất khỏi tài khoản. Đồng thời tắt các tính năng cho phép người dùng cấu hình Forwarding Email ra ngoài/giới hạn truy cập Web Mail.

Hơn thế

• Sử dụng chữ ký số Email: Doanh nghiệp và đối tác có thể sử dụng chữ ký số Email đính kèm trong mỗi Mail. Đặc biệt trong các Email giao dịch liên quan đến tiền bạc hay thông tin quan trọng.
• Sử dụng Email Backup: Sao lưu dữ liệu Email đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn. Khi xảy ra rủi ro có thể khôi phục dữ liệu.
• Kiểm tra Virus, mã độc.
• Tích hợp giải pháp chống Spam Mail.
• Lựa chọn đơn vị cung cấp Email Server uy tín: Lựa chọn đối tác đáng tin cậy không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được dịch vụ chất lượng. Mà còn hỗ trợ bạn vận hành, kịp thời khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Một số loại hình Email tên miền riêng được ưa chuộng hiện nay

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, dịch vụ, giá cả, hỗ trợ. Bạn có thể tham khảo một số loại hình Email chuyên nghiệp được ưa chuộng hiện nay. Và những nhà cung cấp uy tín để có sự lựa chọn phù hợp.

• Gmail – Email với đuôi tên miền doanh nghiệp
• Email 365 – Dịch vụ Email doanh nghiệp cung cấp bởi Microsoft
• Outlook – Dịch vụ Email miễn phí
• ProMail Business – Email tên miền doanh nghiệp trên Cloud Server

Gmail – Email với đuôi tên miền doanh nghiệp

Không chỉ phổ biến với cá nhân, Gmail còn đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Khi sử dụng Email doanh nghiệp của Google, bạn sẽ phải chi một khoản phí nhất định. Là nền tảng được phát triển từ lâu, giao diện và cả tính năng của Gmail gần như được hoàn thiện tối ưu.

Điểm đặc biệt của Gmail là khả năng gửi số lượng Mail lớn. Bạn không cần quan tâm đến yếu tố phần cứng hay phần mềm. Bên cạnh đó, với tất cả những Email đến và đi có đính kèm tệp, Gmail sẽ tự động quét Virus. Nếu phát hiện Virus, Gmail sẽ thao tác diệt Virus hoặc ngăn chặn việc gửi/ mở thư.

Email 365 – Dịch vụ Email doanh nghiệp cung cấp bởi Microsoft

Dịch vụ Email cho doanh nghiệp cung cấp bởi Microsoft là lựa chọn của nhiều công ty. Tại Việt Nam, Mắt Bão là đối tác chiến lược của Microsoft phân phối giải pháp điện toán đám mây Office 365 cho người dùng.

Email 365 tại Mắt Bão đảm bảo các tính năng cơ bản của một địa chỉ Email tên miền riêng. Hơn thế nữa, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về tính bảo mật, độ tin cậy cũng như khả năng dễ sử dụng, dễ duy trì. Email được bảo vệ với cấp độ “Microsoft Exchange” giúp ngăn chặn các mối đe dọa trước khi chúng tiếp cận tường lửa của công ty.

Ngoài ra, Email 365 còn tích hợp các tính năng nổi bật. Như chống mối đe dọa nâng cao (bảo mật hộp thư), tệp đính kèm an toàn (ngăn các tệp đính kèm độc hại), nhận báo và theo dõi nguy hại tiềm ẩn qua thư,…

Outlook – Dịch vụ Email miễn phí

Dịch vụ Email Outlook của Microsoft là lựa chọn khác dành cho doanh nghiệp nhỏ. Nhờ việc hoàn thiện các tính năng, ngày càng có nhiều người dùng sử dụng dịch vụ này. Một số tính năng nổi bật phải kể đến như:

• Undelete – Phục hồi các Email đã bị xóa.
• Clutter – Tổ chức hộp thư Email một cách hiệu quả bằng cách lọc các Email tương tự và chuyển chúng sang một thư mục riêng.
• Outlook sử dụng xác minh hai bước. Nhờ đó khả năng bảo mật được tối ưu, hạn chế nguy cơ Hacker xâm nhập tài khoản.

ProMail Business – Email tên miền doanh nghiệp trên Cloud Server

ProMail Business là dịch vụ Email theo tên miền trên Cloud Server riêng biệt với đường truyền tốc độ cao. Điều này đảm bảo Email hoạt động liên tục và ổn định. Đồng thời khả năng bảo mật dữ liệu cũng được tối ưu, Backup thường xuyên. Nhờ những ưu điểm trên, ProMail Business là giải pháp được các doanh nghiệp lớn, cơ quan, tổ chức… có nhu cầu gửi và nhận Mail với số lượng lớn lựa chọn.

ProMail cung cấp bởi Mắt Bão One được đánh giá là dịch vụ Email giành cho doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường hiện nay. Với dịch vụ này, người dùng sẽ sử dụng Email với tên miền riêng, IP riêng, Server riêng… Nắm toàn quyền quản trị hệ thống như quản lý số lượng tài khoản, quản trị các thông số, dung lượng Mailbox cho từng hộp thư, tạo Mail List,….

Nếu bạn còn băn khoăn về vấn đề Spam/Virus, ProMail Business tại matbao.one hoàn toàn khắc phục điều này. Email được thiết lập và cấu hình theo các tiêu chuẩn chống Spam/Virus cao cấp, hạn chế tối đa việc lây nhiễm Virus. Đồng thời đảm bảo Email vào Inbox đến 99.9%.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về Email doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu được phần nào về loại Email này. Đặc biệt với những công ty đang quan tâm sẽ chọn được dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp chất lượng, phù hợp với nhu cầu.