Để bắt kịp xu hướng và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trực tổng đài. Nhiều doanh nghiệp đã có ý định chuyển từ Analog sang sử dụng tổng đài IP. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu sâu hơn về tổng đài này ở bài viết dưới đây.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài ip (hay tổng đài VOIP) là tổng đài điện thoại thế hệ mới hoạt động dựa trên nền tảng Internet.

Giải pháp tổng đài IP đã được các quốc gia phát triển như: Mỹ, Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc,… sử dụng rất phổ biến. Lợi thế và sức mạnh của tổng đài VOIP là đáp ứng hầu hết nhu cầu của từng doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn với sự chuyên nghiệp, linh hoạt.

Những ưu điểm vượt trội của tổng đài ảo so với tổng đài Analog truyền thống:

• Không tốn chi phí đầu tư tổng đài điện thoại
• Mở rộng không giới hạn toàn quốc 
• Miễn phí gọi nội bộ toàn quốc 
• Triển khai rất nhanh chỉ 30 phút 
• Dễ dàng tích hợp CRM, ERP, Website…

Sử dụng thiết bị tổng đài Analog cũ được không?

Câu hỏi thường gặp của nhiều khách hàng có nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại. Có thể tái sử dụng các thiết bị tổng đài Analog cũ để sử dụng cho tổng đài ảo được không?

Dĩ nhiên là được chứ! Khi chuyển hệ thống tổng đài, quý doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng các thiết bị của tổng đài cũ như máy điện thoại, cổng gateway. Để thiết lập hệ thống tổng đài IP mới, tránh lãng phí tài nguyên sẵn có mà vẫn phục vụ tối đa cho công việc của mình.

Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng song song cả tổng đài Analog và tổng đài VOIP

Hệ thống cần có để lắp đặt tổng đài điện thoại

Một hệ thống tổng đài điện thoại VOIP sẽ bao gồm những cấu tạo cơ bản sau :

• Tổng đài IP
• Card Digium PC
• Máy tính để bàn
• Phần mềm tổng đài
• Thuê bao điện thoại cố định
• Phần mềm gọi điện thoại qua máy tính
• IP phone (điện thoại sử dụng công nghệ IP)

Có thể sử dụng hệ thống mạng hiện có để lắp đặt tổng đài IP không?

Công ty đã có sẵn hệ thống mạng máy tính. Mạng này có thể sử dụng khi lắp đặt tổng đài IP không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng mạng máy tính sẵn có để lắp đặt hệ thống tổng đài mà không cần lắp thêm nút mạng mới. Bởi tất cả các điện thoại IP có 2 cổng mạng RJ45 để bạn kết nối. Bạn chỉ cần kết nối 1 cổng RJ45 vào mạng Lan sẵn có với điện thoại IP.

Sau đó kết nối đầu RJ45 còn lại của điện thoại IP vào máy tính (máy tính giúp bạn điều khiển cuộc gọi và nhập liệu thông tin khách hàng). Vậy là bạn đã có thể sử dụng tổng đài IP full chức năng rồi.

Có thể sử dụng Wifi để làm đường truyền cho tổng đài VOIP không?

Nếu công ty không muốn dùng đường dây điện thoại thì có cách nào sử dụng tổng đài IP được?

Nếu doanh nghiệp không muốn kết nối tổng đài điện thoại với các loại dây nhợ chằng chịt phiền phức. Thì có thể sử dụng mạng wifi để làm đường truyền cho tổng đài IP với điện thoại không dây.

Theo đó, khi máy chủ tổng đài ảo, máy tính và điện thoại IP không dây sử dụng chung một mạng wifi thì tự động chúng sẽ liên kết với nhau. Mà bạn không cần phải tốn thêm chi phí mua dây kết nối.

Tổng đài IP sử dụng cho các chi nhánh như thế nào?

Công ty mình có 5 chi nhánh thì phải mua bao nhiêu tổng đài điện thoại IP?

Câu trả lời là bạn chỉ cần sử dụng 1 dịch vụ CloudFone là đã có thể vận hành được hệ thống tổng đài ở 5 chi nhánh khác nhau. Điều này giúp bạn thống nhất các đầu số hotline, giúp nâng cao uy tín và chất lượng phục vụ cho doanh nghiệp.

Chỉ cần dùng chung kết nối internet là doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống tổng đài nhiều chi nhánh

Nhân viên có thể nghe điện thoại tổng đài khi không có mặt ở văn phòng được không?

Hoàn toàn được. Khi kích hoạt tính năng tự động chuyển cuộc gọi vào số điện thoại di động của nhân viên. Khi khách hàng gọi đến vào bất kì thời điểm nào, nhân viên của bạn cũng có thể nghe máy và giải đáp thắc mắc.

Trên đây là một số câu hỏi liên quan để giúp bạn chuyển hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài IP.  Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đạt chất lượng phục vụ tốt nhất. Nếu còn điều gì thắc mắc hoặc muốn chia sẻ, bạn có thể liên hệ với Mắt Bão One để được tư vấn.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.