Cloud PBX được coi là giải pháp hoàn hảo cho tổng đài của doanh nghiệp với những tính năng vượt trội và đem đến nhiều lợi ích, tối ưu chi phí, nhân sự.

Các doanh nghiệp không thể thiếu tổng đài nhằm hỗ trợ và giải đáp tốt nhất những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, Cloud PBX dần thay thế cho những hệ thống cũ nhằm cung cấp tính năng hiện đại và tối ưu trải nghiệm cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

1. Tìm hiểu về Cloud PBX

1.1 Cloud PBX là gì?

Chắc hẳn đây vẫn còn là thắc mắc của rất nhiều người. Cloud PBX là tên viết tắt của Private Branch Exchange, chỉ hệ thống tổng đài điện thoại được xây dựng trên nền tảng công nghệ đám mây. Chúng cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua việc kết nối internet và cung cấp đầy đủ những chức năng cơ bản như cuộc gọi đến hoặc đi, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi… Chính vì vậy, nếu như doanh nghiệp nào có tổng đài gọi sử dụng đám mây hoặc hệ thống Cloud PBX để lưu trữ sẽ không cần sử dụng máy chủ chuyên dụng.

Có thể đánh giá rằng, Hosted PBX là một hệ thống tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và không gian sử dụng so với những máy chủ truyền thống.

1.2 Vậy Cloud PBX hoạt động như thế nào?

Nguyên lý hoạt động của Cloud PBX chính là kết nối tất cả các thiết bị của doanh nghiệp với nền tảng điện thoại dựa trên lưu trữ dữ liệu đám mây.

Hệ thống PBX vô cùng tiện lợi khi thống nhất tất cả thông tin liên lạc của một doanh nghiệp. Dù cho đó là doanh nghiệp có quy mô như thế nào. Với hệ thống điện thoại đám mây tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng thông tin đã có.

2. Ưu điểm của Cloud PBX

Ngoài khả năng hoạt động vượt trội thông qua việc kết nối internet thì Cloud PBX còn chứa đựng rất nhiều ưu điểm khác đáng để doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là những ưu điểm của việc sử dụng Cloud PBX

2.1. Tích hợp đa tính năng

Rất nhiều tính năng được tích hợp trong Cloud PBX so với các hệ thống On-Premise PBX. Chẳng hạn như:

• Hỗ trợ kết nối với các thiết bị di động,
• Hỗ trợ giọng qua Email.
• Có thể ghi âm cuộc gọi.
• Tương tác, truyền hình trực tiếp các cuộc họp
• Xếp hàng lần lượt các cuộc gọi đến từ khách hàng.
• Tích hợp cả CRM và tổng đài ảo.
• ….

Với việc sở hữu nhiều tính năng, nhân viên của doanh nghiệp có thể giải quyết số lượng công việc nhiều hơn. Từ đó, tối ưu năng suất và hiệu quả của nhân sự. Đây cũng được coi là giải pháp tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

2.2. Linh hoạt trong việc mở rộng hệ thống

Nếu như điều kiện làm việc của doanh nghiệp thay đổi. Cloud PBX hoàn toàn có thể thích ứng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu sử dụng. Đặc biệt, trong tình huống doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô với lượng khách hàng lớn hơn, Cloud PBX vẫn có thể thích ứng và hoạt động một cách trơn tru.

Bên cạnh đó, nếu như phải làm việc từ xa, chẳng hạn như thời kỳ giãn cách bởi Covid, Cloud PBX, việc di chuyển điện thoại để sử dụng linh hoạt hoàn toàn có thể xảy ra. Để không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc, người dùng chỉ cần kết nối với VoIP để truy cập và có thể sử dụng như bình thường.

2.3. Độ tin cậy cao, thời gian hoạt động liên tục

Đối với những đơn vị cung cấp VoIP uy tín thì Cloud PBX thể hoạt động liên tục, không ngừng nghỉ mà cũng k xảy ra sự cố nào. Có thể nói, đây là một trong những “tiêu chuẩn vàng” để doanh nghiệp lựa chọn sản phẩm nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động đều được vận hành trơn tru.
Ngay cả trong trường hợp xảy ra sự cố như mất điện, Cloud PBX vẫn có thể hoạt động định tuyến bình thường và hoàn toàn có thể chuyển giao cuộc gọi đến bộ phận hoặc văn phòng khác để được hỗ trợ tốt nhất.

2.4. Không cần đội ngũ bảo trì

Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống On-Premise cần phải thực hiện bảo trì liên tục để đảm bảo không xảy ra sự cố khó khắc phục. Điều này cũng khiến cho doanh nghiệp tốn thêm một khoản chi phí nhất định. Tuy nhiên, khi sử dụng Cloud PBX thì doanh nghiệp không cần phải lo lắng về vấn đề này.

2.5. Bảo mật cao

Tính bảo mật cao cũng là một trong những tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt lên hàng đầu khi sử dụng tổng đài. Cloud PBX hoàn toàn có thể đáp ứng được điều đó nhờ vào sự định tuyến của IPv4. Tất cả các thông tin trao đổi qua tổng đài đều được mã hóa thông qua việc sử dụng 2 giao thức TLS và SRTP.

2.6. Tiết kiệm chi phí

Như đã nói ở trên, nếu như sử dụng hệ thống On-Premise thì sẽ tốn thêm chi phí cho thiết bị phần cứng lưu trữ dữ liệu và bảo trì định kỳ. Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng Cloud PBX thì các vấn đề trên đều được thực hiện và giải quyết bởi đơn vị cung cấp.

3. Lợi ích của Cloud PBX khi áp dụng vào Doanh nghiệp

Với những tính năng, ưu điểm vượt trội, đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

3.1 Giao tiếp được cải thiện hơn

Cloud PBX giúp doanh nghiệp vận hành đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều, cải thiện những vấn đề giao tiếp giữa nội bộ doanh nghiệp với khách hàng hoặc các vấn đề trao đổi công việc khác. Chẳng hạn như:

• Với tiện ích softphone, nhân viên hoàn toàn có thể cài đặt vào điện thoại hoặc máy tính của mình để làm việc từ xa mà không nhất thiết phải đến công ty. Điều này vô cùng thích hợp trong bối cảnh phải giãn cách xã hội.
• Ngoài ra, tổng đài Cloud PBX còn hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến diễn ra dễ dàng, gọn nhẹ hơn, giảm tối đa các trang thiết bị, phần cứng…

3.2 Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm khách hàng hài lòng luôn là mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Và phải duy trì lâu dài. Sử dụng Cloud PBX doanh nghiệp sẽ đạt được điều đó. Bởi tổng đài Cloud PBX tích hợp nhiều tính năng thông minh. Như: Lời chào và IVR tự động, riêng biệt do doanh nghiệp tạo nên; Voice mail, voice brandname, xếp hàng cuộc gọi.

3.3 Tăng hiệu suất làm việc

Công nghệ hiện đại và sự phát triển của các phần mềm được ứng dụng vào công việc. Đều góp tăng năng suất làm việc. Cloud PBX cũng như vậy. Tất cả các vấn đề liên quan đến cuộc gọi đến tổng đài. Đều được rút ngắn thời gian giải quyết. Tức trong cùng một ngày làm việc, nhân viên sẽ giải quyết số lượng khách hàng nhiều hơn. Cùng với đó, trên hệ thống cũng lưu lại toàn bộ lịch sử làm việc. Để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên.

Cloud PBX không chỉ là một bước đột phá cho doanh nghiệp vận hành công việc trơn tru hơn. Mà còn góp phần vào việc tối ưu chi phí, nhân lực, thời gian. Chính bởi vậy, sử dụng Cloud PBX có lẽ sẽ trở thành một xu thế tất yếu. Và không thể thiếu trong doanh nghiệp.